Checklist voor een lokale kerstmarkt organiseren

Een lokale kerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over locatie, vergunningen, stroompunten en het aantal standhouders. Daarna volgen de kraamindeling, promotie, leveranciers, vrijwilligers en de praktische opbouw. Deze checklist geeft je houvast in de juiste volgorde, inclusief zaken die vaak pas op de laatste dagen worden geregeld, zoals pinapparaten, verlichting, dieetwensen, kassalades en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Kramen reserveren
Stroompunten vastleggen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling vastleggen
2 personen
Plattegrond maken
Leveranciers bevestigen
Muziekrechten controleren
Promotietekst schrijven
Posters verspreiden
3 personen
Uitnodigingen versturen
Socialmediabericht plaatsen
Standhouders informeren
Naamkaartjes maken
Vrijwilligersindeling maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Voorraad sorteren
2 personen
Kassalade voorbereiden
2 personen
Contant geld wisselen
Terrein afzetten
3 personen
Kramen uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Kraamtafels aankleden
4 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Warme dranken voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kassa bemannen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eetkraamvoorraad aanvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Licht en stroom controleren
Bezoekersstromen controleren
2 personen
Muziek afspelen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Laatste bestellingen verwerken
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Kramen leegmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 18
Kledingrekkenaantal 8
Opbergkrattenaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Buitenlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 18
Houten wegwijzersaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Kassaladesaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudketelsaantal 3
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Luidsprekerstandaardsaantal 2
Steekwagensaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Hameraantal 2
Kabelbindersaantal 100
Haringenaantal 40
Spanbandenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Traysaantal 12
Warmtebestendige handschoenenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Soepkommenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Suikerkommenaantal 6
Melkkannenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 3
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Bezemaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en verzekering minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Vraag ook na of muziek, verkoop van eten en het gebruik van partytenten aanvullende voorwaarden hebben.
Leg stroompunten vast voordat je de kraamindeling maakt. Tel per zone de verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten en plan verlichting op plekken waar bezoekers en standhouders veilig kunnen lopen.
Sluit de aanmeldingen van standhouders uiterlijk 3 tot 4 weken voor de markt. Verzamel dan meteen dieetwensen, benodigde stroom, tafelruimte en eventuele kledingrekken, zodat je plattegrond niet op het laatste moment verandert.
Plan de opbouw in tijdvakken van 30 tot 60 minuten. Laat partytenten, marktkramen, tafels en kerstbomen eerst plaatsen; hang lichtsnoeren en decoratie pas op nadat de looproutes en kabels gecontroleerd zijn.
Maak een aparte laatste-dagcontrole voor geld en techniek. Test pinapparaten, speakers, mengpaneel, microfoon, koffiezetapparaten en warmhoudketels en zet kassalades, dranken en gesorteerde voorraad klaar voordat de eerste bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een lokale kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer kramen en nodig standhouders uiterlijk 8 weken vooraf uit, zodat je 3 tot 4 weken voor de markt de indeling kunt vastleggen.
Wanneer moet de kraamindeling van een kerstmarkt klaar zijn?: Maak de plattegrond ongeveer 3 weken vooraf, zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn. Controleer daarna nog één keer de stroompunten, looproutes en ruimte voor partytenten voordat je de standhouders informeert.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lokale kerstmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en aanspreekpunt, 2 voor opbouw en 2 voor afbouw. Bij een markt met meerdere zones is 1 aanspreekpunt per zone praktisch; maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wat moet ik op de dag zelf niet vergeten voor een kerstmarkt?: Controleer vóór opening de verlichting, kabels, pinapparaten, kassalades, speakers en warmhoudketels. Zet dranken gekoeld klaar, sorteer de voorraad en loop de plattegrond, naamkaartjes en wegwijzers minstens 60 minuten voor opening na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.