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Checkliste für den lokalen Weihnachtsmarkt

Ein lokaler Weihnachtsmarkt braucht früh feste Zusagen und einen klaren Aufbauplan. Kläre zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Stände oder Lieferanten bestätigst. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Anmeldungen, Standaufteilung, Werbung, Helfer und Technik. Am Veranstaltungstag entscheiden Strom, Beleuchtung, warme Getränke und eine vorbereitete Kasse darüber, ob der Ablauf ruhig bleibt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Stände reservieren

  • Stromanschlüsse festlegen

  • Teilnehmer einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Lieferanten bestätigen

  • Musikrechte prüfen

  • Werbetext schreiben

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Social-Media-Beitrag posten

  • Standbetreiber informieren

  • Namensschilder erstellen

  • Volunteer-Einteilung erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Vorräte sortieren

    2 Personen

  • Kassenschublade vorbereiten

    2 Personen

  • Bargeld wechseln

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Stände ausladen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Weihnachtsdekoration aufhängen

    3 Personen

  • Weg- und Sicherheitsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Standtische dekorieren

    4 Personen

  • Kasse und Kartenlesegerät testen

    2 Personen

  • Heißgetränke vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Abfallstationen einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Verpflegungsstand-Vorrat auffüllen

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Licht und Strom kontrollieren

  • Besucherströme kontrollieren

    2 Personen

  • Musik abspielen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen bearbeiten

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Stände leeren

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Zelte und Tische abbauen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Verbliebenen Bestand zählen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege sammeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • TischeAnz. 18
  • KlappstühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 18
  • KleiderständerAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 20
  • AußenlampenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 20

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtssterneAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 18
  • HolzwegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 30

Ausstattung

  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • KassenladeAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Mikrofon
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 3
  • SuppenkesselAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • LautsprecherständerAnz. 2
  • SackkarrenAnz. 2
  • WerkzeugkistenAnz. 2
  • HammerAnz. 2
  • KabelbinderAnz. 100
  • HeringeAnz. 40
  • SpanngurteAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • TablettsAnz. 12
  • Hitzebeständige HandschuheAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ZuckerschalenAnz. 6
  • MilchkannenAnz. 6

Reinigung

  • SpülwanneAnz. 3
  • EimerAnz. 6
  • SchwämmeAnz. 12
  • PutzlappenAnz. 24
  • BesenAnz. 4
  • MülleimerAnz. 12
  • HandfegerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege spätestens 6 bis 8 Wochen vorher fest, wie viele Marktstände und Stromanschlüsse gebraucht werden. Zeichne die Standaufteilung in einem Lageplan ein und informiere die Standbetreiber rechtzeitig über ihren Platz.
  • Sammle Ernährungswünsche und Anmeldungen nicht nur mündlich. Setze eine feste Rückmeldefrist, zum Beispiel 14 Tage vor dem Markt, damit Lieferanten und Verpflegung passend geplant werden können.
  • Plane für Beleuchtung und Musik genügend Stromwege ein: Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Außenlampen gehören vor dem Aufbau geprüft. Teste Lautsprecher, Mischpult und Mikrofon mindestens am Vortag.
  • Teile Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und benenne eine verantwortliche Person für Aufbau, Kasse und Technik. So bleibt die Kassenlade besetzt, während andere Getränke kühlen oder Materialien abholen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere Partyzelte, Tische, Stehtische und Beleuchtung. Getränke, Tischdekoration, Namensschilder und Wechselgeld sollten spätestens am Vorabend sortiert und griffbereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen lokalen Weihnachtsmarkt anmelden?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen, Versicherung und der Bestätigung von Datum und Ort. Für Stände, Lieferanten und Helfer bleiben dann noch mehrere Wochen für Rückmeldungen.
Wie viele Helfer braucht ein kleiner Weihnachtsmarkt?
Plane mindestens 1 verantwortliche Person für jeweils 5 bis 8 Stände sowie zusätzliche Helfer für Kasse, Aufbau und Technik ein. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden brauchst du entsprechend mehr Personen über den Tag verteilt.
Wie viel Beleuchtung und Strom brauche ich für einen Weihnachtsmarkt?
Plane pro Stand mindestens einen erreichbaren Stromanschluss ein und prüfe die Gesamtlast vor dem Aufbau. Für Wege und Außenbereiche solltest du zusätzlich Außenlampen, LED-Lampen, Verlängerungskabel und Kabelkanäle vorsehen.
Wann sollte ich Getränke und Material für den Weihnachtsmarkt vorbereiten?
Hole haltbare Materialien 1 bis 2 Tage vorher ab und sortiere Vorräte, Dekoration und Kassenmaterial am Vorabend. Getränke sollten erst am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher gekühlt werden.

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