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Organiser un marché de Noël local : la checklist complète

Un marché de Noël local demande une coordination précise entre les exposants, les fournisseurs, les bénévoles et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date, le lieu, les autorisations et l’assurance, puis construisez le plan des stands et des branchements électriques. Les dernières semaines servent surtout à finaliser les inscriptions, la communication et les équipes. La veille, concentrez-vous sur le matériel, les boissons, le stock et les prévisions météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Réserver les stands

  • Répertorier les points d’alimentation électrique

  • Inviter les participants

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Définir l’agencement des stands

    2 personnes

  • Créer le plan

  • Confirmer les fournisseurs

  • Vérifier les droits musicaux

  • Rédiger le texte promotionnel

  • Distribuer les affiches

    3 personnes

  • Envoyer les invitations

  • Publier un message sur les réseaux sociaux

  • Informer les exposants

  • Créer des badges nominatifs

  • Établir la répartition des bénévoles

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer le matériel

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Trier le stock

    2 personnes

  • Préparer la salade de la caisse

    2 personnes

  • Changer l'argent liquide

  • Balisage du site

    3 personnes

  • Décharger les stands

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    6 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Accrocher les décorations de Noël

    3 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité

    2 personnes

  • Décorer les tables de stand

    4 personnes

  • Tester la caisse et le terminal de paiement

    2 personnes

  • Préparer les boissons chaudes

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Effectuer la dernière ronde de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Tenir la caisse

    2 personnes

  • Servir des boissons chaudes

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le stock du stand de restauration

    2 personnes

  • Garder les tables propres

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier l’éclairage et l’alimentation

  • Contrôler les flux de visiteurs

    2 personnes

  • Passer de la musique

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Traiter les dernières commandes

    3 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Stocker les aliments en toute sécurité

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Vider les stands

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter les tentes et les tables

    6 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Vider et nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Compter le stock restant

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Rassembler les factures et les reçus

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Stands de marchéqté 12
  • Tablesqté 18
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tables hautesqté 6
  • Nappesqté 18
  • Portants à vêtementsqté 8
  • Caisses de rangementqté 20

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 12
  • Lampes LEDqté 20
  • Lampes d'extérieurqté 6
  • Rallongesqté 10
  • Multiprisesqté 8
  • Goulottes de câblesqté 20

Décoration

  • Sapins de Noëlqté 4
  • Boules de Noëlqté 80
  • Guirlandes de Noëlqté 20
  • Couronnes de Noëlqté 6
  • Étoiles de Noëlqté 12
  • Décoration de tableqté 18
  • Panneaux directionnels en boisqté 8
  • Badges nominatifsqté 30

Équipement

  • Terminaux de paiementqté 2
  • Tiroirs-caissesqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Microphone
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Bains-marieqté 3
  • Marmites à soupeqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 6
  • Pieds de haut-parleursqté 2
  • Diablesqté 2
  • Boîtes à outilsqté 2
  • Marteauqté 2
  • Serre-câblesqté 100
  • Piquetsqté 40
  • Sangles d'arrimageqté 12
  • Lampes de pocheqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 6
  • Pinces de serviceqté 8
  • Louchesqté 6
  • Verres doseursqté 4
  • Saladiersqté 6
  • Plateauxqté 12
  • Gants résistants à la chaleurqté 6

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verresqté 100
  • Bol à soupeqté 80
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Sucriersqté 6
  • Pichets à laitqté 6

Nettoyage

  • Bac à vaisselleqté 3
  • Seauxqté 6
  • Épongesqté 12
  • Chiffons de nettoyageqté 24
  • Balaiqté 4
  • Poubellesqté 12
  • Balais à mainqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et le lieu au début de l’organisation, puis vérifiez immédiatement les autorisations et l’assurance : certaines démarches peuvent prendre plusieurs semaines.
  • Dessinez le plan des stands avant de confirmer tous les exposants. Indiquez les tables, les tentes, les passages et chaque point d’alimentation électrique pour éviter les rallonges trop courtes ou les multiprises surchargées.
  • Fixez une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant le marché. Demandez à chaque participant ses besoins alimentaires, électriques et matériels avant de finaliser l’agencement.
  • Préparez la répartition des bénévoles au moins 7 jours à l’avance, avec des créneaux distincts pour l’installation, l’accueil, la caisse, la surveillance et le rangement.
  • La veille, vérifiez la météo, récupérez le matériel, triez le stock et refroidissez les boissons. Gardez les câbles, les éclairages, les terminaux de paiement et les badges nominatifs dans des caisses identifiées.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël local ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, la réservation des stands et les inscriptions des exposants doivent être lancées en premier.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?
Fixez une date limite d’inscription 2 à 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de recueillir leurs besoins, de créer le plan des stands et de préparer les badges nominatifs.
Quand préparer le plan des stands et l’électricité ?
Préparez un premier plan 3 à 4 semaines avant l’événement, puis validez-le après la clôture des inscriptions. Vérifiez chaque branchement au plus tard la veille de l’installation.
Que faut-il faire la veille d’un marché de Noël ?
La veille, récupérez le matériel, triez le stock, refroidissez les boissons et vérifiez les prévisions météo. Contrôlez aussi les éclairages, les câbles, les appareils de paiement et la répartition des bénévoles.

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