Checklist voor het organiseren van een logistiek congres

Een logistiek congres vraagt om meer dan een zaal en een programma. Je moet sprekers, presentaties, techniek, catering, registratie en deelnemersinformatie in een vaste volgorde regelen. Begin met datum, onderwerpen en locatie, en werk daarna toe naar aanmeldingen en technische controles. In de laatste week controleer je dieetwensen, naamkaartjes, programma’s en route-informatie. Op de congresdag zelf draait alles om een ingerichte registratiebalie, geteste audiovisuele apparatuur en duidelijke overdracht aan de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Catering reserveren
Audiovisuele apparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bevestiging naar deelnemers sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Programma's afdrukken
Route- en parkeerinformatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Cateringbestelling controleren
Presentaties technisch controleren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Zaalvloer en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Projector en scherm aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties doorlopen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
Dieetmaaltijden apart labelen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht en temperatuur controleren

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Afval tijdens pauze verwijderen
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Buffet en dranken bijvullen
3 personen
Servies en glazen inzamelen
3 personen
Avondprogramma technisch begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Laatste vragen registreren
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen verpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Facturen en bonnen verzamelen
Bedankbericht aan sprekers sturen
Opname- en presentatielinks versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 6
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 3

Registratie

Naamkaarthoudersaantal 110
Lanyardsaantal 110
Klembordenaantal 4
Baliepennenaantal 12
Badgebakjesaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naambordjesaantal 8
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig sprekers en onderwerpen uiterlijk enkele weken voor het congres en vraag presentaties vooraf op. Plan daarnaast een technische controle van alle bestanden, de projector, microfoons, HDMI-kabels en presentatieklikker.
Open het aanmeldformulier pas nadat datum, programma en locatie vaststaan. Stuur deelnemers na hun aanmelding een bevestiging en verzamel dieetwensen vóór je de cateringbestelling definitief controleert.
Richt de registratiebalie in met de deelnemerslijst, naamkaartjes, lanyards, naambadgehouders, klemborden en baliepennen. Leg deze materialen op volgorde van binnenkomst klaar, zodat registratie niet ophoudt bij de eerste drukte.
Stuur route- en parkeerinformatie enkele dagen voor het congres en vermeld ook waar de entree en registratiebalie zijn. Zo voorkom je dat deelnemers bij aanvang nog naar de juiste zaal moeten zoeken.
Controleer op de congresdag eerst de zaalvloer, entree, tafels, stoelen en buffettafels. Test daarna projector, scherm, laptop, luidsprekers, mengpaneel en draadloze microfoons voordat de eerste spreker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een logistiek congres organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, sprekers, locatie, catering en audiovisuele apparatuur. Open daarna het aanmeldformulier en plan de deelnemerscommunicatie.
Wanneer moet ik de presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het congres op. Controleer alle bestanden en aansluitingen daarna technisch, zodat je op de congresdag alleen nog een korte eindtest hoeft te doen.
Wanneer stuur ik de route- en parkeerinformatie naar deelnemers?: Stuur deze informatie 3 tot 5 dagen voor het congres. Vermeld de locatie, entree, parkeermogelijkheden en de plek van de registratiebalie, zodat deelnemers bij aankomst direct weten waar ze moeten zijn.
Wanneer controleer ik dieetwensen en de cateringbestelling?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het congres. Controleer de bestelling daarna nog een keer met de cateraar en stem aantallen en speciale maaltijden af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.