Checklist pour organiser un congrès logistique

Un congrès logistique demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et l’installation de la salle. Commence par fixer la date et le déroulé, puis réserve rapidement le lieu, le traiteur et le matériel audiovisuel. Les dernières vérifications concernent les présentations, les besoins alimentaires, les badges, l’accès au site et la technique. Cette checklist te permet de suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Réserver le catering
Réserver le matériel audiovisuel
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Rassembler les informations sur les intervenants
Rassembler les présentations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les programmes
Envoyer les informations d'accès et de parking
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la commande traiteur
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Vérifier le sol de la salle et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Passer en revue les présentations
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
Étiqueter séparément les repas spéciaux
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Vérifier l'éclairage et la température

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Retirer les déchets pendant la pause
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet et les boissons
3 personnes
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
Assurer le support technique du programme du soir
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les dernières questions
Annoncer la clôture
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Envoyer les liens d’enregistrement et de présentation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 6
Tabouretsqté 4
Porte-manteauxqté 3

Inscription

Porte-nomsqté 110
Lanyardsqté 110
Presse-papiersqté 4
Stylos de comptoirqté 12
Plateaux pour badgesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 8
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu, le traiteur et le matériel audiovisuel dès que la date et le programme sont validés : ces trois réservations conditionnent souvent toute la suite.
Ouvre les inscriptions plusieurs semaines avant le congrès et fixe une date limite pour recueillir les besoins alimentaires. Prévois ensuite un délai de 3 à 5 jours pour envoyer les confirmations.
Demande les présentations aux intervenants au moins 7 jours avant l’événement. Teste chaque fichier sur l’ordinateur prévu et vérifie les câbles, les microphones et le cliqueur la veille.
Prépare les badges, la liste des participants et les programmes après la clôture des inscriptions. Imprime quelques exemplaires supplémentaires, car les arrivées de dernière minute sont fréquentes.
Le jour J, arrive au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifie l’entrée, le sol, les tables, les chaises, le comptoir d’inscription et toute l’installation audiovisuelle avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès logistique ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour un congrès de taille moyenne. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et le traiteur, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et préparer la technique.
Quand envoyer les invitations pour un congrès ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ferme les inscriptions environ 7 jours avant le congrès afin de finaliser les badges, le programme, la restauration et la liste des participants.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demande les présentations au plus tard 7 jours avant l’événement. Fais un contrôle technique la veille et conserve une copie de chaque fichier sur l’ordinateur utilisé sur place.
À quelle heure installer la salle d’un congrès ?: Commence l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Ajoute 30 minutes si le projecteur, les microphones, la table de mixage ou les haut-parleurs doivent être testés et réglés sur place.

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