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Logistik-Kongress organisieren: die praktische Checkliste

Ein Logistik-Kongress steht und fällt mit sauber abgestimmten Abläufen. Legen Sie zuerst Datum, Programm, Referenten und Veranstaltungsort fest, bevor Sie Einladungen und Anmeldungen starten. Danach folgen Teilnehmerverwaltung, Catering, Technik und die Vorbereitung vor Ort. Diese Checkliste hilft Ihnen, Fristen einzuhalten und typische Engpässe bei Registrierung, Präsentationen und Saalaufbau zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Redner und Themen bestätigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Catering reservieren

  • Audiovisuelle Ausrüstung reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen sammeln

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Programme ausdrucken

  • Route- und Parkinformationen senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Cateringbestellung prüfen

  • Präsentationen technisch prüfen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Saalboden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen durchgehen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks und Mittagessen bereitstellen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten separat kennzeichnen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Licht und Temperatur prüfen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Sprecher technisch unterstützen

    2 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Abfall in der Pause entfernen

    2 Personen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Buffet und Getränke auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Abendprogramm technisch betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Letzte Fragen erfassen

  • Abschluss ankündigen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Verpflegung kühlen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Saal und Eingang reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien verpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege sammeln

  • Dankesnachricht an Sprecher senden

  • Aufzeichnungs- und Präsentationslinks verschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 110
  • TischeAnz. 14
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • RednerstühleAnz. 6
  • HockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 3

Registrierung

  • NamensschildhalterAnz. 110
  • LanyardsAnz. 110
  • KlemmbretterAnz. 4
  • TresenstifteAnz. 12
  • Badge-SchalenAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • Dinner-TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PräsentationsklickerAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 8
  • WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätigen Sie Referenten und Themen spätestens 8 Wochen vor dem Kongress. So bleibt genügend Zeit, Sprecherinformationen zu sammeln und das Programm für die Einladungen fertigzustellen.
  • Öffnen Sie die Anmeldung erst, wenn Datum, Programm und Veranstaltungsort feststehen. Versenden Sie die Teilnahmebestätigung spätestens 7 Tage vor Beginn zusammen mit Route- und Parkinformationen.
  • Fordern Sie Präsentationen spätestens 3 Werktage vor dem Kongress an und testen Sie jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor. Prüfen Sie dabei auch HDMI-Kabel, Mikrofone, Lautsprecher und den Präsentationsklicker.
  • Erfassen Sie Ernährungswünsche bis zum Anmeldeschluss und prüfen Sie die Cateringbestellung 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. Gerade Sonderkost und die Anzahl der Kaffeetassen, Wassergläser und Bestecksets werden häufig zu spät korrigiert.
  • Bringen Sie Materialien und Technik am Vortag zum Veranstaltungsort, wenn das möglich ist. Kontrollieren Sie am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Einlass Saalboden, Eingang, Bestuhlung, Registrierungstheke, Namensschilder und Präsentationsmaterial.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Logistik-Kongress planen?
Beginnen Sie idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Veranstaltungsort, Catering und audiovisuelle Ausrüstung sollten innerhalb der ersten 4 Wochen reserviert werden, da passende Termine schnell belegt sind.
Wann sollte die Anmeldung für einen Logistik-Kongress öffnen?
Öffnen Sie das Anmeldeformular etwa 8 Wochen vor dem Kongress, sobald Datum, Programm und Referenten bestätigt sind. Schließen Sie die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Catering finalisiert werden können.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
Fordern Sie die Präsentationen spätestens 3 Werktage vor dem Kongress an. Planen Sie zusätzlich einen technischen Test am Vortag ein, damit inkompatible Dateien oder fehlende Adapter nicht erst beim Einlass auffallen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Logistik-Kongress?
Rechnen Sie für Registrierungstheke, Tische, Stühle, Technik und Präsentationsmaterial mit mindestens 2 Stunden vor Beginn. Bei mehreren Sälen oder umfangreicher Audiotechnik ist ein Aufbau am Vortag deutlich sicherer.

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