Live-muziekfeest organiseren: checklist en planning

Een live-muziekfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een artiest en een geluidsinstallatie boeken. Je moet de locatie, techniek, catering en gasten op elkaar afstemmen, zodat de opbouw klaar is voordat de eerste bezoekers binnenkomen. In deze checklist zie je welke onderdelen je vooraf vastlegt en wat je op de dag zelf controleert. Vooral stroom, geluidsniveau, dieetwensen en de artiestenruimte worden snel te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie bevestigen
Artiest bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie delen
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Apparatuur reserveren
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Route naar locatie controleren
Weersverwachting controleren
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Podiumplek vrijmaken
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Artiesten begeleiden
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Geluidsinstallatie bedienen
Optredens aankondigen
Podium en publiek controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur afbouwen
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Verlichting opruimen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Artiesten uitbetalen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 65
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamertafel
Kleedkamerstoelenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Speakerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpomp

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 30
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Bezem en blikaantal 2
Dweilset
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de locatie en artiest uiterlijk 4 weken vooraf. Leg meteen vast hoeveel opbouwtijd nodig is, waar de podiumplek komt en wie op de dag zelf toegang geeft.
Reserveer apparatuur niet pas op de feestdag. Test actieve speakers, mengtafel, microfoons, statieven, audiokabels, stekkerdozen en verlengkabels vóór de opbouw; houd minimaal 2 vrije stroompunten achter de hand.
Plan het geluidsprogramma vóór je de uitnodigingen verstuurt. Vermeld begin- en eindtijd, pauzes en eventuele geluidsbeperkingen, zodat gasten weten wanneer de live muziek speelt.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en bestel daarna de catering. Zet buffet, serveerschalen, tangen, borden, bestek en glazen klaar voordat de artiest met de soundcheck begint.
Reserveer op de dag zelf minimaal 2 uur voor opbouw en controleer de route, parkeerinformatie en weersverwachting. Zet verlichting, afvalpunten en toiletten klaar vóór de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een live-muziekfeest organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie en artiest. Regel techniek, uitnodigingen en catering uiterlijk 2 tot 4 weken vóór het feest; dieetwensen sluit je 1 week vooraf af.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een live-muziekfeest?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumplek, geluidsinstallatie en verlichting. Trek extra tijd uit als microfoons, mengtafel en meerdere speakers nog getest moeten worden.
Wanneer moet ik de geluidsinstallatie testen?: Doe de soundcheck vóór de gasten binnenkomen en reserveer daarvoor minstens 30 minuten. Controleer microfoons, kabels, speakerposities en het geluidsniveau op de plek waar het publiek staat.
Wat moet ik voor de artiest regelen bij een live-muziekfeest?: Zorg minimaal 1 uur vóór het optreden voor een vrije podiumplek, toegang tot stroom en een ingerichte artiestenruimte met tafel en stoelen. Deel route- en parkeerinformatie vooraf, zodat de artiest zonder vertraging kan opbouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.