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Checkliste für eine Live-Musik-Party

Bei einer Live-Musik-Party müssen Technik, Ablauf und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Bestätige zuerst Veranstaltungsort und Künstler, danach klärst du Anmeldungen, Essenswünsche, Programm und Anreise. In den letzten Tagen geht es um Aufbau, Soundcheck, Beleuchtung und kalte Getränke. Plane am Veranstaltungstag mindestens zwei bis drei Stunden für Technik, Sitzplätze, Buffet und letzte Kontrollen ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location bestätigen

  • Künstler bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen teilen

  • Musikprogramm festlegen

    2 Personen

  • Ausrüstung reservieren

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Route zum Veranstaltungsort überprüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Platz auf der Bühne freimachen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Künstler betreuen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Tonanlage bedienen

  • Auftritte ankündigen

  • Bühne und Publikum kontrollieren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Ausrüstung abbauen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Künstler auszahlen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 65
  • BuffetischeAnz. 3
  • Umkleidetisch
  • UmkleidestühleAnz. 4

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherständerAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • Ballonpumpe

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 30
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ZangenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 5
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischset
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative und Kabel frühzeitig und prüfe am Vortag, ob alle Anschlüsse zusammenpassen. Ein Soundcheck von mindestens 30 Minuten verhindert viele Probleme vor dem ersten Lied.
  • Lege den Musikablauf mit Beginn, Pausen und Ende spätestens sieben Tage vorher fest. Teile der Band außerdem mit, wann sie ankommt und wo sie Instrumente oder persönliche Sachen abstellen kann.
  • Sammle Anmeldungen und Ernährungshinweise nicht erst beim Einlass. Schließe die Liste etwa fünf Tage vor der Feier, damit du Catering, Teller, Besteck und Servierschalen passend einplanen kannst.
  • Stelle Getränke mindestens zwei Stunden vor Beginn kalt und richte Gläser, Buffet und Thermoskannen getrennt vom Bühnenbereich ein. So bleiben Wege frei und niemand läuft während des Auftritts über Kabel.
  • Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Strom, Kabelwege und Lautstärke, danach Beleuchtung, Toiletten und Abfallpunkte. Prüfe außerdem die Wettervorhersage und teile Park- sowie Routeninformationen spätestens am Vortag mit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Live-Musik-Party planen?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Ort und Künstler. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte der Soundcheck bei einer Live-Musik-Party stattfinden?
Plane den Soundcheck mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass ein. Für Aufbau, Verkabelung und einen vollständigen Test der Mikrofone und Lautsprecher solltest du insgesamt etwa zwei Stunden rechnen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Live-Musik-Party?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und kalkuliere bei warmem Wetter mehr alkoholfreie Getränke ein.
Wann muss man das Catering für eine Live-Musik-Party bestellen?
Bestelle das Catering etwa zehn bis vierzehn Tage vorher, sobald die Anmeldungen weitgehend feststehen. Ernährungshinweise solltest du spätestens fünf Tage vor der Feier an den Anbieter weitergeben.

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