Checklist para una fiesta con música en vivo
Una fiesta con música en vivo necesita más coordinación que una reunión normal: el artista, el sonido y el espacio deben estar listos al mismo tiempo. Usa esta checklist para avanzar desde la reserva del lugar y las invitaciones hasta la prueba de micrófonos y el montaje del buffet. Confirma con antelación las necesidades dietéticas, el aparcamiento y la ruta de acceso. El día del evento, reserva varias horas para montar, probar el equipo y corregir imprevistos antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar el lugar
Confirmar artista
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Compartir información sobre el aparcamiento
Registrar el programa musical
2 personas
Reservar equipo
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Comprobar la ruta al lugar
Comprobar el pronóstico del tiempo
Montar mesas y sillas
4 personas
Liberar el espacio del podio
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
2 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Acompañar a los artistas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Operar el sistema de sonido
Anunciar las actuaciones
Comprobar el escenario y al público
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Desmontar el equipo
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recoger la iluminación
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Pagar a los artistas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillascant. 65
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de camerino
- Sillas del vestuariocant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba para globos
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Copas de vinocant. 30
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 5
- Escoba y recogedorcant. 2
- Juego de fregona
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma el lugar y el artista antes de enviar las invitaciones. Pide también la hora de llegada, las necesidades de la zona de artistas y el tiempo necesario para montar el equipo.
- Haz las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas con varios días de margen. Con esa cifra puedes calcular mesas, sillas, vajilla, bebidas y comida sin comprar a ciegas.
- Programa el montaje técnico al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados. Deja tiempo para colocar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cables e iluminación, y prueba el nivel de sonido con el artista.
- Comprueba la ruta al lugar, el aparcamiento y el pronóstico del tiempo la víspera. Comparte las indicaciones con los invitados y prepara linternas a pilas si parte del acceso queda oscuro.
- Monta primero la zona del escenario y deja libre el espacio del podio antes de decorar. Después prepara el buffet, enfría las bebidas y coloca la vajilla; así no tendrás que mover mesas mientras empieza la música.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que reservar el lugar y confirmar al artista para una fiesta con música en vivo?
- Haz ambas gestiones antes de enviar las invitaciones, preferiblemente con varias semanas de margen. El artista debe confirmar también la hora de llegada, el tiempo de montaje y el equipo que necesita.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una fiesta con música en vivo?
- Reserva al menos 2 horas para montar el sonido, conectar los micrófonos, instalar las luces y hacer una prueba completa. Si el lugar es nuevo o el equipo es alquilado, añade 30 minutos para resolver conexiones o cambios de distribución.
- ¿Cuántas bebidas debo calcular para una fiesta con música en vivo?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona por cada hora adicional. Compra una parte de las bebidas con antelación y enfría la cantidad necesaria en neveras portátiles antes de que lleguen los invitados.
- ¿Cuándo debo pedir el catering y confirmar las preferencias dietéticas?
- Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y comunica el número final al catering varios días antes. Reserva también tiempo el mismo día para montar el buffet, preparar las bandejas y colocar cucharones y pinzas.
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