Zo organiseer je een live-muziekavond zonder technische verrassingen

Begin met de artiesten en locatie; die bepalen de datum, capaciteit, geluidsbehoefte en indeling. Leg daarna de technische wensen vast en plan wanneer de geluidsset, microfoons, instrumenten en verlichting worden getest. Regel uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen, catering en dranken ruim voordat je de bezoekerslijst afrondt. Op de dag zelf draait het vooral om opbouw, een vrij podiumvlak, koude dranken en een volledige soundcheck vóór de eerste gast binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Artiesten vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Geluidsset reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Muziekprogramma bevestigen
8
Technische wensen afstemmen
2 personen
9
Catering bestellen
10
Dranken bestellen
11
Plattegrond maken
12
Vrijwilligers inroosteren
13
Bezoekerslijst afronden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Locatie controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
19
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
20
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
21
Instrumenten klaarzetten
2 personen
22
Microfoons testen
2 personen
23
Licht testen
2 personen
24
Decoratie ophangen
2 personen
25
Buffet en bar inrichten
3 personen
26
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
27
Ontvangstbalie inrichten

Event

28
Artiesten ontvangen
2 personen
29
Bezoekers verwelkomen
2 personen
30
Aanmeldingen afvinken
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Optreden aankondigen
35
Eerste optreden begeleiden
2 personen
36
Buffet aanvullen
2 personen
37
Tweede optreden begeleiden
2 personen
38
Laatste ronde aankondigen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
41
Meubilair opruimen
4 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Geleende spullen controleren
2 personen
47
Huurmaterialen retourneren
2 personen
48
Artiesten uitbetalen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 90
Longdrinkglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 10
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 10

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bannersaantal 4
Ballonnenbundelsaantal 8
Theelichthoudersaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Moppenaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de soundcheck minimaal 2 uur vóór ontvangst van bezoekers. Test niet alleen de microfoons, maar ook PA-speakers, DI-boxen, XLR-kabels, instrumentkabels en het licht.
Maak de plattegrond voordat je tafels en stoelen neerzet. Houd het podiumvlak vrij en leg kabels vast met kabelgoten, zodat looproutes naar bar, buffet en garderobe niet worden geblokkeerd.
Bevestig het muziekprogramma en de technische wensen uiterlijk 7 dagen vooraf met de artiesten. Vraag dan ook naar het aantal microfoons, statieven, aansluitingen en benodigde instrumentkabels.
Bestel catering en dranken op basis van de definitieve bezoekerslijst. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen van tevoren en zet koelboxen en ijs klaar voordat de opbouw begint.
Rooster vrijwilligers in met een duidelijke wissel: minstens één persoon voor ontvangst en bezoekerslijst, één voor bar of buffet en één aanspreekpunt voor techniek. Laat de locatiecontrole, buffetinrichting en laatste apparatuurtest door vaste personen afvinken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een live-muziekavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met artiesten en locatie. Reserveer de geluidsset en bevestig technische wensen uiterlijk 3 weken voor de avond, zodat ontbrekende apparatuur nog geregeld kan worden.
Wanneer moet de soundcheck plaatsvinden bij een live-muziekavond?: Plan de soundcheck 2 tot 3 uur vóór de bezoekers binnenkomen. Reserveer extra tijd als er meerdere artiesten, DI-boxen of veel microfoons worden gebruikt.
Hoeveel drank moet ik bestellen voor een live-muziekavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Bestel pas definitief nadat de bezoekerslijst is afgerond en houd rekening met koffie, thee, water en eventuele dieetwensen bij de catering.
Wanneer moet ik de bezoekerslijst en dieetwensen vastleggen?: Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vóór de live-muziekavond. Gebruik de definitieve lijst daarna voor catering, tafelindeling, vrijwilligersplanning en het klaarzetten van glazen, borden en bestek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.