Organiser une soirée de musique live sans mauvaise surprise

Une soirée de musique live se prépare dans un ordre précis : verrouillez d’abord les artistes, le lieu et la sonorisation, puis ouvrez les inscriptions. Le programme musical et les besoins techniques doivent être confirmés avant de commander le catering et les boissons. Le jour J, gardez plusieurs heures pour installer la scène, les tables, le buffet et les éclairages, puis testez chaque microphone et chaque instrument avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver les artistes
2
Réserver le lieu
3
Réserver le matériel de sonorisation
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer le programme musical
8
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
9
Commander le catering
10
Commander des boissons
11
Créer le plan
12
Planifier les bénévoles
13
Finaliser la liste des visiteurs
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Vérifier le lieu
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Dégager la zone de la scène
2 personnes
20
Installer le matériel sonore
3 personnes
21
Installer les instruments
2 personnes
22
Tester les microphones
2 personnes
23
Tester l’éclairage
2 personnes
24
Installer la décoration
2 personnes
25
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
26
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
27
Aménager le comptoir d’accueil

Événement

28
Accueillir les artistes
2 personnes
29
Accueillir les visiteurs
2 personnes
30
Cocher les inscriptions
2 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Annoncer la prestation
35
Encadrer la première prestation
2 personnes
36
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
37
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
38
Annoncer le dernier tour
39
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

40
Démonter le matériel audio
3 personnes
41
Ranger le mobilier
4 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Retirer la décoration
2 personnes
46
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
47
Retourner les matériels de location
2 personnes
48
Payer les artistes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 90
Verres à long drinkqté 90
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 10
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Bannièresqté 4
Bouquets de ballonsqté 8
Porte-bougies chauffe-platqté 20

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez les artistes, le lieu et le matériel de sonorisation en premier. Tant que ces trois éléments ne sont pas confirmés, ne communiquez pas de programme définitif.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et finalisez la liste des visiteurs avant de commander le catering. Prévoyez aussi un délai de quelques jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Préparez un plan d’installation avec une zone de scène dégagée, un emplacement pour le buffet et le bar, et des passages de câbles sécurisés. Les rallonges, multiprises et goulottes de câbles sont souvent oubliées jusqu’au montage.
Planifiez l’arrivée de l’équipe technique au moins 3 heures avant le début. L’installation des haut-parleurs, de la table de mixage, des microphones, des instruments et des éclairages prend plus de temps qu’un simple placement de tables.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et gardez les glaçons dans des bacs séparés. Réservez un espace distinct pour les verres à vin, les verres à long drink, les tasses à café et la vaisselle du buffet afin d’éviter les embouteillages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une soirée de musique live ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date pour réserver les artistes, le lieu et la sonorisation. Gardez ensuite les 3 dernières heures avant l’accueil pour le montage et les tests.
Quand faut-il confirmer le programme musical ?: Confirmez-le dès que les artistes et leurs horaires sont fixés, idéalement 2 à 3 semaines avant la soirée. Cela laisse le temps d’informer les visiteurs et de régler les besoins techniques.
Combien de boissons prévoir pour une soirée de musique live ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis adaptez selon la durée et le public. Achetez-les avant le jour J et mettez-les au frais plusieurs heures à l’avance.
Quand tester les microphones et les instruments ?: Faites un test complet après l’installation, au moins 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Vérifiez chaque microphone, câble, boîtier DI, haut-parleur et source d’éclairage séparément.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.