Live-Musikabend organisieren: der praktische Ablauf
Bei einem Live-Musikabend entscheidet nicht nur die Band über den Ablauf. Raum, Ton, Licht, Getränke und Helfer müssen in der richtigen Reihenfolge geplant werden, damit am Veranstaltungstag keine Engpässe entstehen. Beginne mit Künstler und Location, kläre danach die technischen Anforderungen und verschicke erst dann die Einladungen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Einkauf, Aufbau und einen vollständigen Techniktest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Künstler festlegen
- 2
Location reservieren
- 3
Soundanlage reservieren
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Musikprogramm bestätigen
- 8
Technische Anforderungen abstimmen
2 Personen
- 9
Catering bestellen
- 10
Getränke bestellen
- 11
Lageplan erstellen
- 12
Freiwillige einteilen
- 13
Besucherlist abschließen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Ort überprüfen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 19
Bühnenfläche freimachen
2 Personen
- 20
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 21
Instrumente bereitstellen
2 Personen
- 22
Mikrofone testen
2 Personen
- 23
Licht testen
2 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 25
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
- 26
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
- 27
Empfangstheke einrichten
Event
- 28
Künstler empfangen
2 Personen
- 29
Besucher begrüßen
2 Personen
- 30
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Snacks servieren
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Auftritt ankündigen
- 35
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
- 36
Buffet auffüllen
2 Personen
- 37
Zweiten Auftritt betreuen
2 Personen
- 38
Letzte Runde ankündigen
- 39
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 41
Möbel wegräumen
4 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 43
Abfall sammeln
2 Personen
- 44
Location reinigen
3 Personen
- 45
Dekoration entfernen
2 Personen
- 46
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 47
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 48
Künstler auszahlen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 90
- BarhockerAnz. 6
- BuffetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- WeingläserAnz. 90
- LongdrinkgläserAnz. 90
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 12
Ausstattung
- PA-LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 10
- InstrumentenkabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 10
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und ServiermesserAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BannerAnz. 4
- BallonbündelAnz. 8
- TeelichthalterAnz. 20
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WitzeAnz. 3
- Staubsauger
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Künstler und Location zuerst fest, idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin. Erst wenn Bühne, Stromanschlüsse und Aufbauzeiten geklärt sind, solltest du die Soundanlage verbindlich reservieren.
- Plane den Technikcheck nicht erst kurz vor Beginn: Für Mikrofone, Mischpult, DI-Boxen, XLR-Kabel und Instrumentenkabel solltest du mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass einrechnen.
- Schließe die Besucherzahl spätestens 3 Tage vorher ab. Damit kannst du Getränke, Gläser, Teller und Besteck passend kalkulieren und erkennst rechtzeitig besondere Ernährungswünsche.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 4 Stunden vor dem Einlass. Kühlboxen und Eiswürfelbehälter werden häufig zu spät bereitgestellt, obwohl die Bar dann sofort einsatzbereit sein muss.
- Teile Helfer mit festen Zeitfenstern ein: mindestens 2 Personen für Möbel und Buffet, 2 für Ton und Bühne sowie 1 Ansprechperson für Künstler und Technik. Teste Licht und Ton nach dem Aufbau erneut.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Live-Musikabend organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Künstler und Location. Technik, Catering und Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Live-Musikabend?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Möbel, Bühne, Tonanlage, Licht und Buffet ein. Der eigentliche Mikrofon- und Soundcheck braucht zusätzlich etwa 60 bis 90 Minuten.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Live-Musikabend?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 bis 2 pro Stunde. Wasser, alkoholfreie Getränke und Kaffee solltest du unabhängig davon einplanen.
- Wann sollte ich die Gästeliste für den Musikabend schließen?
- Schließe die Besucherlist spätestens 3 Tage vor dem Abend. So bleiben noch 1 bis 2 Einkaufstage für Getränke, Snacks, Geschirr und fehlende Ausstattung.
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