Literatuurfestival organiseren: checklist en planning

Een literatuurfestival vraagt meer dan een programma met auteurs en sprekers. Je regelt tegelijk zalen, aanmeldingen, techniek, boekverkoop, catering en publieksbegeleiding. Met 72 taken en 69 benodigdheden houd je overzicht van de eerste bevestigingen tot het testen van microfoons en het klaarleggen van auteursboeken. Werk terug vanaf de festivaldag: leg eerst programma, locatie en deelnemers vast en plan daarna communicatie, materialen en uitvoering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief vastleggen
2 personen
Auteurs en sprekers bevestigen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online publiceren
2 personen
Aanmeldformulier openen
Persbericht versturen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Auteursinformatie verzamelen
2 personen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programmafolders afdrukken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Boekentafel samenstellen
2 personen
Auteursboeken klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Cateringporties labelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Sleutels en toegang regelen

Event

Locatie openen
2 personen
Zalen controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podium en spreekplek inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Boekentafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Programmafolders klaarleggen
Auteurs ontvangen
2 personen
Sprekers kort instrueren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Programmaonderdelen begeleiden
3 personen
Sprekers aankondigen
Microfoons beheren
Boekentafel bemannen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Pauzes voor vrijwilligers regelen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Slotwoord verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Gastenboeken laten tekenen
Boekentafel afrekenen
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Ongebruikt drukwerk archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Boekenkastenaantal 3
Kleedkamerrekaantal 2
Lessenaaraantal 2
Podiumdelenaantal 6
Krukkenaantal 6

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 10
Schaaltjesaantal 20
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
DI-box
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstandaardsaantal 4

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Boekpostersaantal 15
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Gastenboekenaantal 2
Fotowanddoek

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3

Registratie

Registratietafel
Kassa
Pinapparaat
Badgehoudersaantal 120
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Programmafoldersaantal 130
Routebordenaantal 12
Polsbandjesaantal 130

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg programma, auteurs en zalen zo vroeg mogelijk definitief vast. Pas daarna kun je uitnodigingen, het online festivalprogramma en posters met betrouwbare tijden en locaties publiceren.
Open het aanmeldformulier zodra het programma online staat en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat cateringporties nog gelabeld en aangepast kunnen worden.
Maak uiterlijk 3 dagen voor het festival de definitieve deelnemerslijst en bereid naambadges en programmafolders voor. Controleer daarbij ook de auteursinformatie voor aankondigingen, biografieën en de boekentafel.
Plan de techniekstest niet op de festivaldag zelf: test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptop, HDMI-kabels en DI-box minimaal 1 dag vooraf in elke zaal. Leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks per ruimte klaar.
Richt de publieksroute in voordat de deuren opengaan. Plaats routeborden, controleer sleutels en toegang, zet de boekenkasten of boekentafel klaar en koel dranken pas nadat je de benodigde glazen, kopjes en karaffen hebt geteld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een literatuurfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met programma, auteurs en locatie. Zet het online programma en aanmeldformulier minimaal 8 weken voor de festivaldag open, zodat je tijd houdt voor publiciteit en deelnemersregistratie.
Wanneer moet ik auteurs en sprekers bevestigen?: Bevestig auteurs en sprekers zodra programma en zalen voorlopig kloppen, bij voorkeur uiterlijk 4 maanden vooraf. Vraag hun auteursinformatie uiterlijk 3 weken voor het festival op en controleer de definitieve deelnemerslijst 3 dagen vooraf.
Wanneer test ik de techniek voor een literatuurfestival?: Test alle apparatuur minimaal 1 dag vooraf in de ruimtes waar die wordt gebruikt. Controleer per zaal de draadloze microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, het mengpaneel, de laptop, HDMI-kabels en stroomvoorziening.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een literatuurfestival klaar te zetten?: Reserveer minimaal 3 uur voor opbouw als je meerdere zalen, een boekentafel, bewegwijzering en catering inricht. Plan daarnaast 30 tot 60 minuten voor een laatste controle van badges, programmafolders, auteursboeken en toegang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.