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Literaturfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Literaturfestival steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Programm, Autoren, Räume, Technik und Besucherinformationen müssen rechtzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Inhalte und Veranstaltungsort, danach Anmeldung und Öffentlichkeitsarbeit. In der letzten Woche zählen Teilnehmerliste, Namensschilder, Programmhefte und ein vollständiger Techniktest. Auch Kleinigkeiten wie gekühlte Getränke, beschriftete Cateringportionen, Büchertisch und Zugangsschlüssel werden häufig zu spät organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm endgültig festlegen

    2 Personen

  • Autoren und Sprecher bestätigen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Festival online veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Pressemitteilung versenden

    2 Personen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Autoreninformationen sammeln

    2 Personen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Büchertisch zusammenstellen

    2 Personen

  • Autorenbücher bereitlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Cateringportionen beschriften

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühne und Sprecherbereich einrichten

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Büchertisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

  • Autoren empfangen

    2 Personen

  • Redner kurz einweisen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Programmpunkte betreuen

    3 Personen

  • Redner ankündigen

  • Mikrofone verwalten

  • Büchertisch betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Pausen für Freiwillige organisieren

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Schlusswort halten

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Gästebücher unterschreiben lassen

  • Büchertisch abrechnen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Ungenutztes Druckmaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 12
  • BücherregaleAnz. 3
  • Umkleideraum-GarderobeAnz. 2
  • PultAnz. 2
  • BühnenelementeAnz. 6
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • GläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierplattenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierbretterAnz. 10
  • SchälchenAnz. 20
  • KaraffenAnz. 12

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 3
  • DI-Box
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsleuchtenAnz. 12
  • LichtständerAnz. 4

Dekoration

  • FestivalflaggenAnz. 20
  • BuchposterAnz. 15
  • TischdekorationAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 30
  • GästebücherAnz. 2
  • Fotowand-Stoff

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 20

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • KüchenzangenAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandfegerAnz. 3

Registrierung

  • Registrierungstisch
  • Kasse
  • Kartenterminal
  • BadgehalterAnz. 120
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 4
  • ProgrammhefteAnz. 130
  • WegweiserAnz. 12
  • ArmbänderAnz. 130

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das endgültige Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige Autoren und Sprecher schriftlich und sammle ihre Informationen für Website, Programmheft und Moderation.
  • Reserviere Location und Räume frühzeitig und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung. Kläre spätestens vor dem Aufbau, wer Schlüssel, Zugang und Raumöffnung übernimmt.
  • Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Zeiten, Räume und Hinweise zu Ernährungswünschen feststehen. Erstelle aus den Anmeldungen eine endgültige Teilnehmerliste und bereite Namensschilder vor.
  • Plane den Büchertisch nicht erst am Veranstaltungstag: Stelle Bücherregale, Autorenbücher und Beschilderung zusammen und lege fest, wer den Tisch während des Festivals betreut.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Box, Laptop und HDMI-Kabel mindestens einmal komplett im Veranstaltungsraum. Packe außerdem Verlängerungskabel und Powerbanks ein, damit ein fehlender Anschluss nicht den Ablauf unterbricht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Literaturfestival organisieren?
Beginne idealerweise mehrere Monate vorher mit Programm, Autorenanfragen und der Reservierung von Location und Räumen. Spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldung, Online-Veröffentlichung und Pressemitteilung vorbereitet sein.
Was muss eine Checkliste für ein Literaturfestival enthalten?
Sie sollte Programm, Autoren, Räume, Genehmigungen, Versicherung, Einladungen, Anmeldung, Pressearbeit, Technik, Catering und Zugang abdecken. Für den Veranstaltungstag gehören außerdem Teilnehmerliste, Namensschilder, Programmhefte, Büchertisch und Routenschilder dazu.
Wann sollte man die Technik für ein Literaturfestival testen?
Führe einen vollständigen Test mindestens 1 bis 2 Tage vorher durch, wenn möglich im echten Veranstaltungsraum. Prüfe dabei Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptop, HDMI-Verbindung und Stromversorgung.
Wie viele Getränke braucht man für ein Literaturfestival?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser für den gesamten Aufenthalt. Kühl die Getränke rechtzeitig und stelle Karaffen, Gläser, Kaffeetassen sowie Serviergeschirr vor dem Einlass bereit.

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