Checklist para organizar un festival literario sin olvidos

Organizar un festival literario exige coordinar autores, ponentes, salas, público y muchas tareas pequeñas que suelen quedar para el último día. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden: primero cierras el programa y las reservas, después abres las inscripciones y preparas la comunicación, y al final verificas acreditaciones, técnica, catering y accesos. También contempla la mesa de libros, los folletos, las señales de ruta y el material necesario para que cada sesión empiece a tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Cerrar definitivamente el programa
2 personas
Confirmar autores y ponentes
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el festival en línea
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar nota de prensa
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar la información del autor
2 personas
Crear la lista final de participantes
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Dejar listos los libros de autores
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Etiquetar las raciones de catering
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Gestionar llaves y acceso

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las salas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el escenario y el atril
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar folletos del programa
Recibir a los autores
2 personas
Dar instrucciones breves a los ponentes
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar las partes del programa
3 personas
Anunciar a los ponentes
Gestionar micrófonos
Atender la mesa de libros
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Organizar los descansos de los voluntarios
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Preparar el discurso de clausura
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Hacer firmar los libros de visitas
Cobrar en la mesa de libros
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Archivar el material impreso no utilizado

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 12
Estanteríascant. 3
Burra de camerinocant. 2
Atrilcant. 2
Piezas de escenariocant. 6
Taburetescant. 6

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Tablas para servircant. 10
Cuencoscant. 20
Jarrascant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 3
Caja DI
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Luces decorativascant. 12
Soportes de iluminacióncant. 4

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Pósters de libroscant. 15
Decoración de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Libros de firmascant. 2
Lienzo para fondo fotográfico

Catering

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Bandejas para servircant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Abrebotellascant. 4
Acumuladores de fríocant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Limpieza

Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 3

Registro

Mesa de registro
Caja registradora
Máquina de sellado
Portabadgescant. 120
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 4
Folletos del programacant. 130
Señales de rutacant. 12
Pulserascant. 130

Compras

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Confirma por escrito autores, ponentes, horarios y salas para evitar cambios en los folletos y en la información publicada.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes. Comprueba los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, cables HDMI, regletas y alargadores en cada sala.
Cierra la lista final de participantes entre 2 y 3 días antes. Usa las inscripciones para preparar acreditaciones y separa las preferencias dietéticas antes de etiquetar las raciones de catering.
Prepara la mesa de libros y los ejemplares de los autores como un punto independiente del escenario. Coloca estanterías, manteles y señalización antes de que llegue el público, no durante la primera sesión.
Asigna una persona responsable de llaves y acceso desde la apertura del recinto. Reserva al menos 30 minutos antes del inicio para montar mesas, sillas, atril, piezas de escenario y señales de ruta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival literario?: Empieza a cerrar programa, autores, recinto, permisos y seguro con al menos 8 a 12 semanas de antelación. Deja la lista final de participantes, acreditaciones y preferencias dietéticas para los últimos 2 o 3 días.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un festival literario?: Abre el formulario cuando el programa, las salas y los ponentes estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Así puedes publicar información estable y gestionar las inscripciones sin rehacer folletos ni carteles.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?: Haz una primera prueba completa entre 2 y 3 días antes y repítela el día anterior si hay varias salas. Reserva como mínimo 60 minutos para revisar micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, cables y alimentación eléctrica.
¿Cuántas bebidas y raciones de catering necesito?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua y café según la duración de la jornada. Para el catering, confirma el número final de participantes 2 o 3 días antes y prepara las raciones etiquetadas según las preferencias dietéticas registradas.

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