Checklist voor een goed georganiseerde liedjeswedstrijd

Bij een liedjeswedstrijd moet niet alleen het podium klaarstaan: deelnemers, jury, muziekbestanden en techniek moeten op elkaar aansluiten. Begin met de locatie en uitnodigingen, verwerk daarna de aanmeldingen en maak de optreedvolgorde. Verzamel dieetwensen op tijd en stuur deelnemers een brief met praktische informatie. Test de geluidsinstallatie vooraf en plan op de dag zelf ruimte voor de jurytafel, inschrijftafel en eventuele kleedkamer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Juryleden uitnodigen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Optredens indelen
2 personen
Optreedvolgorde publiceren
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
Prijzen bestellen
Boodschappen doen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Noodcontacten noteren
Deelnemersbrief versturen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Prijzen uitstallen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Deelnemers aanmelden
2 personen
Programma toelichten
Optredens aankondigen
Muziek starten
Juryformulieren uitdelen
Juryformulieren innemen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Uitslag berekenen
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 75
Jurytafel
Inschrijftafel
Kleedkamertafelsaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Laptop
AUX-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Muziekstandaardaantal 2
Powerbanksaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Podiumachterdoek
Naambadgesaantal 80

Servies

Drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerplateausaantal 8
Schenk kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Dan heb je tijd om optredens in te delen, muziekbestanden te controleren en de optreedvolgorde te publiceren.
Stuur de deelnemersbrief minimaal 3 dagen vooraf. Zet daarin het aankomsttijdstip, de duur van het optreden, het aanleveren van muziek en een noodcontact.
Test de actieve speakers, het mengpaneel, de microfoons, AUX-kabels en laptop minstens 1 dag van tevoren met dezelfde muziekbestanden die tijdens de wedstrijd worden gebruikt.
Leg juryformulieren, pennen en de prijzen vóór de opening klaar. Richt de jurytafel zo in dat juryleden het podium goed kunnen zien en niet steeds hoeven op te staan.
Plan voor de opbouw minstens 2 uur. Zet eerst tafels en stoelen neer, maak het podiumvlak vrij en bouw daarna de geluidsinstallatie, microfoons, verlichting, inschrijftafel en catering op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een liedjeswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, juryleden en uitnodigingen. Houd de laatste 7 dagen vrij voor aanmeldingen, de optreedvolgorde, muziekbestanden en dieetwensen.
Wanneer moet ik de optreedvolgorde van een liedjeswedstrijd maken?: Maak de volgorde zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 7 dagen voor de wedstrijd. Publiceer haar uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat deelnemers hun aankomst en voorbereiding kunnen plannen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een liedjeswedstrijd op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podium, geluidsinstallatie, microfoons, jurytafel en inschrijftafel. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige geluidstest met alle muziekbestanden.
Wanneer moet ik muziekbestanden en dieetwensen verzamelen?: Vraag muziekbestanden en dieetwensen direct bij de aanmelding op en controleer alles uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo kun je ontbrekende bestanden of speciale hapjes nog regelen voordat de opbouw begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.