Lichtjestocht organiseren: checklist en planning

Een lichtjestocht staat of valt met een duidelijke route, zichtbaarheid en een soepel vertrek. Leg eerst route, start- en eindpunt vast en regel toestemming voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna volgen aanmeldingen, vrijwilligers, lichtmaterialen en de praktische inrichting van beide locaties. Controleer de route overdag én in het donker, zodat je knelpunten, donkere stukken en lastige oversteekplaatsen op tijd ontdekt. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat batterijen, routeaanduiding of warme dranken pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en eindpunt vastleggen
2 personen
Toestemming voor de route regelen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Route vooraf verkennen
2 personen
Verkeersknelpunten controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Lichtmaterialen controleren
2 personen
Batterijen testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes en bekers klaarzetten
2 personen
Routekaarten afdrukken
Deelnemerslijsten afdrukken
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Startpunt afzetten
3 personen
Informatietafel opstellen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Lichtgevende versiering ophangen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Rustpunten verlichten
3 personen
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
Verlichting langs route controleren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Lichtjes uitdelen
3 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Groepstocht begeleiden
6 personen
Vooroplopende begeleider inzetten
Achterhoede begeleiden
2 personen
Rustpunt bemannen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Lichtjes vervangen
2 personen
Aankomst bij eindpunt begeleiden
4 personen
Slotmoment begeleiden
2 personen
Verloren spullen verzamelen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Lichtjes en versiering afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 2
Tafelkleedjesaantal 6

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 10
LED-lantaarnsaantal 40
LED-theelichtenaantal 120
Zaklampenaantal 8
Hoofdlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 80

Decoratie

Lichtgevende armbandenaantal 100
Lichtgevende halskettingenaantal 80
Papieren lantaarnsaantal 30
Routepijlenaantal 25
Reflecterende lintenaantal 10
Ballonnenaantal 50

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Megafoon
Portofoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Thermoskannenaantal 6
Schenkkanaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Thermische handschoenenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Bezemaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route minimaal één keer in het donker en noteer donkere kruisingen, smalle paden en verkeersknelpunten. Plaats routepijlen en reflecterende linten pas nadat je hebt gecontroleerd dat ze vanaf beide richtingen zichtbaar zijn.
Test alle LED-lantaarns, lichtslingers, lichtgevende accessoires en zaklampen uiterlijk 2 dagen vooraf. Leg reservebatterijen apart bij de informatietafel en wijs één vrijwilliger aan die tijdens de tocht lichtmateriaal kan vervangen.
Plan vrijwilligers in drie groepen: registratie bij de start, begeleiding onderweg en ontvangst bij het eindpunt. Geef begeleiders vooraf een routekaart, portofoon of zaklamp en laat iedereen uiterlijk 30 minuten voor vertrek aanwezig zijn.
Verstuur de deelnemersinformatie minstens 3 dagen vooraf met starttijd, routeafstand, eindpunt, kledingadvies en wat deelnemers zelf moeten meenemen. Vermeld ook waar registratie plaatsvindt en hoe je omgaat met slecht weer.
Zet bij het eindpunt een beschutte plek klaar voor warme dranken en hapjes. Bereid waterkokers, thermoskannen, herbruikbare bekers en eventuele tafels minstens 45 minuten voor de verwachte aankomst voor, zodat de eerste groep niet hoeft te wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lichtjestocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, toestemming en reserveringen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de tocht en bevestig praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lichtjestocht?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 deelnemers voor begeleiding en extra mensen voor registratie en het eindpunt. Plan daarnaast één coördinator die de route, portofoons en onverwachte situaties bewaakt.
Wanneer moet ik de route van een lichtjestocht controleren?: Controleer de route minstens 2 keer: één keer overdag en één keer in het donker, uiterlijk 1 week voor de tocht. Doe op de dag zelf nog een korte controle van routepijlen, reflecterende linten en verkeersknelpunten.
Hoeveel warme drank heb ik nodig voor een lichtjestocht?: Voor het eerste uur kun je rekenen op ongeveer 250 tot 300 milliliter warme drank per deelnemer. Maak bij koud weer 10 tot 15 procent extra en houd voldoende herbruikbare bekers en thermoskannen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.