Lichterlauf organisieren: Checkliste für die Vorbereitung
Ein Lichterlauf braucht mehr als Laternen und eine schöne Strecke. Kläre zuerst Route, Start- und Endpunkt sowie die nötige Genehmigung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helfer und die Prüfung der Lichtmaterialien. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Wegweisung, Absperrung und warme Getränke rechtzeitig bereitstehen. Die Checkliste führt dich durch die Reihenfolge und zeigt, was häufig erst kurz vor dem Start auffällt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Route und Endpunkt festlegen
2 Personen
Genehmigung für die Route einholen
Startort reservieren
Endlocation reservieren
Route vorab erkunden
2 Personen
Verkehrsengpässe überprüfen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerinformationen versenden
Lichtmaterialien kontrollieren
2 Personen
Batterien testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Snacks und Becher bereitstellen
2 Personen
Routenpläne drucken
Teilnehmerlisten ausdrucken
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Startbereich absperren
3 Personen
Infotisch aufbauen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Leuchtende Dekoration aufhängen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Ruhepunkte beleuchten
3 Personen
Sicherheitsmaterial bereitstellen
2 Personen
Beleuchtung entlang der Route prüfen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Lichter verteilen
3 Personen
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
Gruppenwanderung betreuen
6 Personen
Vorauseilenden Begleiter einsetzen
Nachhut begleiten
2 Personen
Ruhebereich betreuen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Lichter ersetzen
2 Personen
Ankunft am Zielpunkt begleiten
4 Personen
Abschlussmoment begleiten
2 Personen
Verlorene Sachen einsammeln
Nachbereitung
Wegweiser entfernen
3 Personen
Lichter und Dekoration abbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 10
- LED-LaternenAnz. 40
- LED-TeelichterAnz. 120
- TaschenlampenAnz. 8
- StirnlampenAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 80
Dekoration
- LeuchtarmbänderAnz. 100
- Leuchtende HalskettenAnz. 80
- PapierlaternenAnz. 30
- WegweiserAnz. 25
- Reflektierende BänderAnz. 10
- BallonsAnz. 50
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- Megafon
- FunkgeräteAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ThermoskannenAnz. 6
- KaraffeAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 10
- ThermohandschuheAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 3
- BesenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Erkunde die Route vorab zu Fuß und prüfe Engpässe bei Tageslicht. Plane zusätzlich Zeit für Wegweiser und reflektierende Bänder an schlecht sichtbaren Stellen ein.
- Teste jede Taschenlampe, Stirnlampe und Lichterkette spätestens zwei Tage vorher. Lege Ersatzbatterien gesammelt am Infotisch bereit, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.
- Schicke Teilnehmerinformationen nicht erst am Veranstaltungstag. Sende Strecke, Treffpunkt, Startzeit und Hinweise zur Beleuchtung mindestens 3 Tage vorher.
- Teile Freiwillige in feste Bereiche ein: Registrierung, Startabsperrung, Streckenposten und Endlocation. Für einen reibungslosen Ablauf sollte jede Aufgabe mindestens eine verantwortliche Person haben.
- Bereite Heißgetränke erst kurz vor dem Eintreffen am Endpunkt vor, stelle Wasserkocher und Thermoskannen aber beim Aufbau bereit. Wiederverwendbare Becher, Snacks und Teller gehören ebenfalls an einen klar gekennzeichneten Ausgabepunkt.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Lichterlauf anmelden?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Planung. Route, Startort und Endlocation sollten feststehen, bevor du die Genehmigung für die Strecke beantragst und Einladungen verschickst.
- Wie viele Helfer brauche ich für einen Lichterlauf?
- Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für den Infotisch, eine für die Startabsperrung und mehrere Personen entlang der Route ein. Bei einer größeren Gruppe sollte zusätzlich eine feste Ansprechperson am Endpunkt bereitstehen.
- Wann soll ich die Beleuchtung für den Lichterlauf testen?
- Kontrolliere LED-Lichter, Laternen, Taschenlampen und Batterien spätestens 2 Tage vorher. Am Veranstaltungstag bleibt dann nur noch eine kurze Funktionsprüfung vor dem Aufbau.
- Was muss ich den Teilnehmern vor dem Lichterlauf mitteilen?
- Versende die Informationen mindestens 3 Tage vorher. Nenne Treffpunkt, Startzeit, Route, Endpunkt, Hinweise zu wetterfester Kleidung und welche eigene Beleuchtung die Teilnehmer mitbringen sollen.
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