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Organiser un défilé aux lumières : la checklist complète

Un défilé aux lumières se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis les inscriptions, les bénévoles et le matériel. Prévoyez un point de départ clairement balisé, une arrivée équipée et assez d’éclairage pour les participants comme pour l’équipe. Les détails souvent oubliés sont les piles de rechange, les informations alimentaires, les cartes du parcours et une solution pour les boissons chaudes. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs jusqu’à l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir l'itinéraire et le point d'arrivée

    2 personnes

  • Obtenir l’autorisation pour l’itinéraire

  • Réserver le lieu de départ

  • Réserver le lieu d’arrivée

  • Repérer l’itinéraire à l’avance

    2 personnes

  • Contrôler les points de congestion de la circulation

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Envoyer les informations aux participants

  • Vérifier le matériel d’éclairage

    2 personnes

  • Tester les batteries

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Préparer les en-cas et les gobelets

    2 personnes

  • Imprimer les cartes d'itinéraire

  • Imprimer les listes de participants

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Balisage du départ

    3 personnes

  • Installer la table d'information

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Accrocher des décorations lumineuses

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Préparer les boissons chaudes

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    2 personnes

  • Installer les flèches d'orientation

    3 personnes

  • Éclairer les points de repos

    3 personnes

  • Préparer le matériel de sécurité

    2 personnes

  • Vérifier l’éclairage le long du parcours

    3 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Cocher les inscriptions

    2 personnes

  • Distribuer des lumières

    3 personnes

  • Donner les consignes de sécurité

    2 personnes

  • Encadrer une sortie de groupe

    6 personnes

  • Désigner le guide de tête

  • Encadrer la fin de course

    2 personnes

  • Tenir le point de repos

    2 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Remplacer les lumières

    2 personnes

  • Guider l’arrivée au point d’arrivée

    4 personnes

  • Animer le moment de clôture

    2 personnes

  • Rassembler les objets perdus

Suivi

  • Retirer les flèches d’itinéraire

    3 personnes

  • Démonter les guirlandes et la décoration

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger les courses restantes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 6
  • Chaisesqté 30
  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 2
  • Nappesqté 6

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 10
  • Lanternes LEDqté 40
  • Bougies chauffe-plat LEDqté 120
  • Lampes de pocheqté 8
  • Lampes frontalesqté 6
  • Piles de rechangeqté 80

Décoration

  • Brassards lumineuxqté 100
  • Colliers lumineuxqté 80
  • Lanternes en papierqté 30
  • Flèches de directionqté 25
  • Rubans réfléchissantsqté 10
  • Ballonsqté 50

Équipement

  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 4
  • Bouilloiresqté 3
  • Glacièresqté 4
  • Mégaphone
  • Talkies-walkiesqté 6

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 120
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Thermosqté 6
  • Carafeqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 3
  • Couteauxqté 4
  • Pince de serviceqté 6
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Gants thermiquesqté 2

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Seauxqté 3
  • Épongesqté 6
  • Brosses à vaisselleqté 3
  • Balaiqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par définir l’itinéraire, le départ et l’arrivée, puis demandez l’autorisation avant d’envoyer les invitations. Repérez le parcours à l’avance et notez les passages où la circulation risque de ralentir le groupe.
  • Envoyez les informations pratiques aux participants au plus tard 3 à 5 jours avant le défilé. Indiquez les horaires, les points de rendez-vous, la durée prévue, les consignes d’éclairage et les possibilités de ravitaillement.
  • Testez chaque guirlande, lanterne, lampe et mégaphone avant le jour J, puis préparez les piles de rechange dans une boîte séparée. Prévoyez aussi des lampes de poche ou frontales pour les responsables du parcours.
  • Répartissez les bénévoles par poste plutôt que de compter sur une aide générale : accueil, inscriptions, tête du cortège, fermeture du groupe et arrivée. Donnez aux responsables des talkies-walkies ou une autre méthode de communication avant le départ.
  • Préparez l’arrivée avant l’ouverture des inscriptions : tables, chaises, boissons chaudes, gobelets, en-cas et signalétique doivent être en place. Gardez les cartes du parcours et les listes de participants à portée de main pour répondre rapidement aux questions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé aux lumières ?
Prévoyez au moins 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation du parcours, de réserver le départ et l’arrivée, d’ouvrir les inscriptions et de recruter les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour un défilé aux lumières ?
Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, puis transmettez les informations finales 3 à 5 jours avant. Fermez les inscriptions quelques jours à l’avance si vous devez prévoir les besoins alimentaires et les quantités d’en-cas.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
Pour un petit cortège, prévoyez au minimum 1 responsable pour l’accueil, 1 pour les inscriptions, 2 pour encadrer le parcours et 1 personne à l’arrivée. Ajoutez un bénévole dès que le groupe dépasse environ 25 à 30 participants.
Que faut-il prévoir pour l’éclairage d’un défilé ?
Prévoyez au moins une source lumineuse par participant ou par groupe, plus des lampes de secours pour l’équipe. Testez tout 24 à 48 heures avant et emportez des piles de rechange, des rubans réfléchissants et des lampes frontales pour les zones sombres.

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