Zo organiseer je een lichtjesfestival

Begin met het terrein en het programma, niet met het ophangen van de lichtjes. Controleer eerst vergunningen, stroompunten, looproutes en de plek voor catering en vrijwilligers. Reserveer daarna lichtinstallaties, tenten en meubilair en leg vast wie welke taak uitvoert. In de laatste week test je alle lichtsnoeren, laad je batterijen op en controleer je de weersverwachting. Zo voorkom je dat kabels te kort zijn, materialen ontbreken of bezoekers op de avond zelf geen duidelijke route hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein controleren
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Stroompunten inventariseren
2 personen
5
Leveranciers reserveren
6
Vrijwilligers werven
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma online publiceren
11
Plattegrond maken
12
Lichtinstallaties reserveren
13
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
14
Tafels en stoelen reserveren
15
Weersverwachting controleren
16
Vrijwilligersrooster maken
17
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
18
Route en parkeerinformatie delen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Houdbare boodschappen doen
2 personen
21
Lichtmaterialen ophalen
2 personen
22
Voorraad en materialen tellen
2 personen
23
Verse boodschappen doen
2 personen
24
Lichtsnoeren testen
2 personen
25
Batterijen opladen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen
27
Borden en bewegwijzering maken
2 personen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Terrein afzetten
2 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen opstellen
3 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Stroomkabels leggen
3 personen
34
Kabels veilig afdekken
2 personen
35
Lichtslingers ophangen
4 personen
36
Lantaarns plaatsen
3 personen
37
LED-kaarsen verdelen
2 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Informatiebalie inrichten
2 personen
40
Cateringbalie inrichten
3 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Hapjes klaarzetten
3 personen
43
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
44
Afvalpunten plaatsen
2 personen
45
Toiletten controleren
2 personen
46
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

48
Bezoekers ontvangen
4 personen
49
Programma toelichten
50
Lichtworkshop begeleiden
3 personen
51
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Lichtwandeling begeleiden
4 personen
56
Lichtinstallaties inschakelen
2 personen
57
Lichtshow begeleiden
3 personen
58
Kaarsen uitdelen
2 personen
59
Fotopunt bemannen
60
Afvalpunten legen
2 personen
61
Toiletten tussentijds controleren
62
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen
63
Lichtinstallaties uitschakelen
2 personen
64
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

65
Servies verzamelen
3 personen
66
Voedsel veilig verpakken
2 personen
67
Dranken opruimen
2 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Lichtslingers demonteren
4 personen
70
Meubilair afbouwen
4 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Terrein schoonmaken
3 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Materialen controleren
2 personen
75
Materialen retourneren
2 personen
76
Afval afvoeren
2 personen
77
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 100
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Isolerende drankdispensersaantal 4
Aluminium schalenaantal 12
Vershoudbakkenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelmattenaantal 20
LED-schijnwerpersaantal 8
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Oplaadstationsaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 20
LED-lantaarnsaantal 30
LED-kaarsenaantal 120
Lichtgevende armbandenaantal 150
Zaklampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 40

Decoratie

Papieren lampionnenaantal 40
Lichtdoekenaantal 6
Decoratieve lintenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Fotoframe
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Touwaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond zodra de locatie is gecontroleerd. Teken lichtinstallaties, catering, toiletten, parkeerroute en kabelroutes in en houd loopruimte vrij rond tafels en tenten.
Controleer stroom vóór je lichtmaterialen reserveert. Noteer per stroompunt welke lichtinstallaties erop komen en gebruik verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels die lang genoeg zijn.
Plan de laatste materiaalcontrole uiterlijk één dag vooraf. Tel onder meer lichtsnoeren, batterijen, bekers, thermoskannen, serveermaterialen en tafelkleden voordat de verse boodschappen binnenkomen.
Maak het vrijwilligersrooster niet alleen voor de opening. Plan ook mensen voor opbouw, ontvangst, toezicht bij kabels, catering, aanvullen en afbouw, met per shift een duidelijke overdracht.
Publiceer route- en parkeerinformatie samen met het programma. Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en deel de veiligheidsinstructies uiterlijk enkele dagen vooraf met vrijwilligers en leveranciers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lichtjesfestival organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer daarna vergunningen, leveranciers, lichtinstallaties en meubilair; vrijwilligers en aanmeldingen regel je uiterlijk 4 weken voor de avond.
Hoeveel drank heb je nodig voor een lichtjesfestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel koffie, thee en water apart mee en houd extra voorraad achter de hand als bezoekers langer blijven of het warm weer is.
Wanneer test je de lichtsnoeren en laad je batterijen op?: Test alle lichtsnoeren uiterlijk één dag voor het festival en controleer stekkers, verlengkabels en kabelhaspels op beschadigingen. Laad batterijen dezelfde dag volledig op en leg reservebatterijen apart bij de materialen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lichtjesfestival?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst en routevragen, één voor catering en één voor toezicht op het terrein per gelijktijdig bezet gebied. Voeg voor opbouw en afbouw aparte shifts toe, zodat dezelfde mensen niet de hele dag doorwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.