Cómo organizar un Festival de luces sin perder el control

Un Festival de luces necesita más planificación técnica que una reunión normal: el terreno, los puntos de corriente y el montaje condicionan todo lo demás. Empieza fijando la fecha y el programa, y después confirma permisos, proveedores, iluminación y servicios del recinto. Cuando ya tengas el plano, podrás calcular mesas, sillas, comida y turnos de voluntariado. La última semana debe centrarse en revisar materiales, probar las guirnaldas, cargar baterías y comprobar que cada equipo sabe qué hacer.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Revisar el recinto y el terreno
2 personas
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
5
Reservar proveedores
6
Reclutar voluntarios
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Publicar el programa en línea
11
Hacer el plano
12
Reservar instalaciones de iluminación
13
Determinar las cantidades del catering
2 personas
14
Reservar mesas y sillas
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Crear el horario de voluntarios
17
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
18
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Comprar productos no perecederos
2 personas
21
Recoger los materiales de iluminación
2 personas
22
Contar el inventario y los materiales
2 personas
23
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
24
Probar las guirnaldas de luces
2 personas
25
Cargar las baterías
26
Preparar aperitivos
4 personas
27
Hacer carteles y señalización
2 personas
28
Llevar materiales al lugar
3 personas
29
Cerrar el recinto
2 personas
30
Montar mesas
3 personas
31
Colocar las sillas
3 personas
32
Montar las carpas
4 personas
33
Tender cables de alimentación
3 personas
34
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
35
Colgar guirnaldas de luces
4 personas
36
Colocar los faroles
3 personas
37
Repartir velas LED
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Montar el mostrador de información
2 personas
40
Montar el mostrador de catering
3 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Preparar los aperitivos
3 personas
43
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
44
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
45
Comprobar los baños
2 personas
46
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
47
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

48
Recibir a los visitantes
4 personas
49
Presentar el programa
50
Coordinar el taller de luz
3 personas
51
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Guiar el paseo de luces
4 personas
56
Encender las instalaciones de iluminación
2 personas
57
Coordinar el espectáculo de luces
3 personas
58
Repartir velas
2 personas
59
Atender el punto fotográfico
60
Vaciar puntos de residuos
2 personas
61
Comprobar los baños periódicamente
62
Informar a los visitantes sobre la salida
2 personas
63
Apagar las instalaciones de iluminación
2 personas
64
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

65
Recoger la vajilla
3 personas
66
Empaquetar los alimentos de forma segura
2 personas
67
Recoger las bebidas
2 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Desmontar las guirnaldas de luces
4 personas
70
Desmontar el mobiliario
4 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Limpiar el recinto
3 personas
73
Lavar la vajilla
3 personas
74
Comprobar los materiales
2 personas
75
Devolver los materiales
2 personas
76
Retirar los residuos
2 personas
77
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 4
Sillas plegablescant. 100
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 14
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 100
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Cucharillascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de bebida isotérmicoscant. 4
Bandejas de aluminiocant. 12
Recipientes herméticoscant. 10
Cucharonescant. 8

Equipo

Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Enrollacablescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 20
Focos LEDcant. 8
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Estaciones de cargacant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 20
Faroles LEDcant. 30
Velas LEDcant. 120
Pulseras luminosascant. 150
Linternascant. 8
Baterías de repuestocant. 40

Decoración

Farolillos de papelcant. 40
Telones de luzcant. 6
Cintas decorativascant. 10
Globoscant. 100
Marco de fotos
Pizarrascant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Cuerdacant. 4
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el recinto, los permisos y el plano. Hazlo con varias semanas de margen, porque la distribución de carpas, mesas y zonas iluminadas determina dónde necesitarás cables, regletas y enrollacables.
Haz un inventario eléctrico durante la visita al terreno: anota cada punto de corriente, su distancia a la iluminación y qué equipo conectará allí. Prueba las guirnaldas antes del montaje y evita descubrir una batería descargada el mismo día.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas, no de una estimación general. Compra los productos no perecederos antes y deja los frescos para los últimos 1 o 2 días; prepara recipientes herméticos y neveras portátiles para conservarlos.
Asigna turnos de voluntariado con tareas y horas concretas. Reserva al menos una persona para recibir materiales, otra para supervisar la iluminación y otra para resolver incidencias durante el programa, en lugar de dejar toda la coordinación en manos de una sola persona.
Envía con antelación el programa, la ruta y la información de aparcamiento. Incluye también las instrucciones de seguridad y una hora límite para comunicar cambios, porque las dudas sobre acceso o circulación suelen aparecer justo antes de empezar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival de luces?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva entonces el recinto, tramita permisos, confirma proveedores y recluta voluntarios; deja la compra fresca, la recogida de materiales y las pruebas finales para los últimos 2 días.
¿Cuándo hay que probar las luces y cargar las baterías?: Prueba todas las guirnaldas al menos 3 días antes y vuelve a comprobarlas durante el montaje. Carga las baterías la víspera y guarda cables, regletas y repuestos en un punto identificado del recinto.
¿Cómo calcular las bebidas para un Festival de luces?: Para la primera hora, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y ajusta después según la duración y el menú. Añade margen para el equipo y los voluntarios, y coloca los dispensadores y vasos reutilizables cerca de las zonas de mayor circulación.
¿Qué se revisa el día anterior al evento?: Comprueba el pronóstico, el plano, los permisos, el inventario y los turnos de voluntarios. También deben estar listas las instrucciones de seguridad, la ruta para asistentes, las compras frescas y las baterías cargadas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.