Ein Lichterfestival Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Lichterfestival entscheidet nicht nur die Dekoration über den Ablauf. Lege zuerst Termin, Programm und Gelände fest, kläre Genehmigungen sowie Stromanschlüsse und reserviere frühzeitig Lichtanlagen, Mobiliar und Lieferanten. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Helferplanung und die Versorgung der Gäste. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Materialien und Lichtketten; am Veranstaltungstag brauchst du vor allem klare Zuständigkeiten und sichere Kabelwege.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
5
Lieferanten reservieren
6
Freiwillige rekrutieren
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Programm online veröffentlichen
11
Lageplan erstellen
12
Lichtanlagen reservieren
13
Cateringmengen festlegen
2 Personen
14
Tische und Stühle reservieren
15
Wettervorhersage prüfen
16
Freiwilligenplan erstellen
17
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
18
Routen- und Parkinformationen teilen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
21
Lichtmaterialien abholen
2 Personen
22
Vorräte und Materialien zählen
2 Personen
23
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
24
Lichterketten testen
2 Personen
25
Batterien aufladen
26
Snacks vorbereiten
4 Personen
27
Schilder und Wegweiser erstellen
2 Personen
28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
29
Gelände absperren
2 Personen
30
Tische aufstellen
3 Personen
31
Stühle aufstellen
3 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Stromkabel verlegen
3 Personen
34
Kabel sicher abdecken
2 Personen
35
Lichterketten aufhängen
4 Personen
36
Laternen aufstellen
3 Personen
37
LED-Kerzen verteilen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Informationsstand einrichten
2 Personen
40
Cateringtheke einrichten
3 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Snacks bereitstellen
3 Personen
43
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
44
Müllstationen aufstellen
2 Personen
45
Toiletten kontrollieren
2 Personen
46
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
47
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

48
Besucher empfangen
4 Personen
49
Programm vorstellen
50
Lichtworkshop begleiten
3 Personen
51
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Lichtwanderung begleiten
4 Personen
56
Lichtanlagen einschalten
2 Personen
57
Lichtshow begleiten
3 Personen
58
Kerzen verteilen
2 Personen
59
Fotopunkt betreuen
60
Abfallstationen leeren
2 Personen
61
Toiletten zwischendurch kontrollieren
62
Besucher über die Abreise informieren
2 Personen
63
Lichtanlagen ausschalten
2 Personen
64
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

65
Geschirr sammeln
3 Personen
66
Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
67
Getränke wegräumen
2 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Lichterketten demontieren
4 Personen
70
Mobiliar abbauen
4 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Gelände reinigen
3 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Materialien prüfen
2 Personen
75
Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Abfall entsorgen
2 Personen
77
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
BiertischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 100
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 14
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 100
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
Isolierte GetränkespenderAnz. 4
AluminiumschalenAnz. 12
FrischhaltedosenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 4
KabelmattenAnz. 20
LED-FlutlichterAnz. 8
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
LadestationenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 20
LED-LaternenAnz. 30
LED-KerzenAnz. 120
LeuchtarmbänderAnz. 150
TaschenlampenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 40

Dekoration

PapierlampionsAnz. 40
LeichtstoffbahnenAnz. 6
Dekorative BänderAnz. 10
BallonsAnz. 100
Fotoraum
KreidetafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 30
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Gelände und Strom, bevor du Lichttechnik buchst. Erfasse jeden Anschluss und plane Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln so, dass keine Laufwege gekreuzt werden.
Reserviere Lichtanlagen, Partyzelte, Tische und Stühle mehrere Wochen vor dem Festival. Gerade bei einem Termin mit vielen Veranstaltungen sind fehlende Klapptische oder Stühle kurzfristig schwer zu ersetzen.
Schicke Routen-, Park- und Programminformationen spätestens 7 Tage vorher. Frage bei der Anmeldung auch nach Ernährungswünschen, damit du die Cateringmengen nicht erst am Vortag schätzen musst.
Teste alle Lichterketten vor dem Aufbau und lade Batterien am Vortag vollständig auf. Eine einzelne defekte Kette fällt im Dunkeln stärker auf als fehlendes Tischdekor.
Teile den Freiwilligenplan mit konkreten Schichten und Aufgaben aus. Plane für Einlass, Catering, Lichtkontrolle und Abbau jeweils eine verantwortliche Person statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Lichterfestival anmelden?: Prüfe Genehmigungen und Meldungen direkt nach der Festlegung von Termin und Gelände, idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Fristen unterscheiden sich je nach Ort und Veranstaltungsfläche; warte deshalb nicht auf die fertige Dekoration.
Wie viel Strom braucht ein Lichterfestival?: Zähle die Leistung jeder Lichtanlage und jedes Küchengeräts und plane zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve ein. Erfasse die vorhandenen Anschlüsse mindestens 2 Wochen vor dem Aufbau, damit fehlende Kabeltrommeln oder Stromverteiler noch organisiert werden können.
Wann sollte man die Einladungen für ein Lichterfestival verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist rund 10 Tage vor dem Termin. So bleiben genug Tage für Cateringmengen, Sitzplätze und die Helfereinteilung.
Was muss man am Tag vor dem Lichterfestival vorbereiten?: Prüfe die Wettervorhersage, zähle Vorräte und Materialien, erledige die frischen Einkäufe und teste die Lichterketten. Lade Batterien auf und lege Sicherheitsanweisungen, Lageplan sowie den Freiwilligenplan spätestens am Vorabend bereit.

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