Lichtjesfestival organiseren: checklist en planning

Een lichtjesfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen lichtsnoeren ophangen. Je regelt tegelijk een terrein, stroomvoorziening, vrijwilligers, catering, bezoekersinformatie en veilige looproutes. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar reserveringen, communicatie en de praktische uitvoering. Met deze checklist zie je wat je wanneer voorbereidt en welke zaken vaak pas op de dag zelf problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Stroompunten inventariseren
2 personen
Leveranciers reserveren
Vrijwilligers werven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma online publiceren
Plattegrond maken
Lichtinstallaties reserveren
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Weersverwachting controleren
Vrijwilligersrooster maken
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Route en parkeerinformatie delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Lichtmaterialen ophalen
2 personen
Voorraad en materialen tellen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Lichtsnoeren testen
2 personen
Batterijen opladen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Borden en bewegwijzering maken
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Terrein afzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stroomkabels leggen
3 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Lichtslingers ophangen
4 personen
Lantaarns plaatsen
3 personen
LED-kaarsen verdelen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Lichtworkshop begeleiden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Lichtwandeling begeleiden
4 personen
Lichtinstallaties inschakelen
2 personen
Lichtshow begeleiden
3 personen
Kaarsen uitdelen
2 personen
Fotopunt bemannen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen
Lichtinstallaties uitschakelen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Voedsel veilig verpakken
2 personen
Dranken opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Lichtslingers demonteren
4 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 100
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Isolerende drankdispensersaantal 4
Aluminium schalenaantal 12
Vershoudbakkenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelmattenaantal 20
LED-schijnwerpersaantal 8
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Oplaadstationsaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 20
LED-lantaarnsaantal 30
LED-kaarsenaantal 120
Lichtgevende armbandenaantal 150
Zaklampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 40

Decoratie

Papieren lampionnenaantal 40
Lichtdoekenaantal 6
Decoratieve lintenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Fotoframe
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Touwaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Test lichtsnoeren, verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels uiterlijk één week vooraf. Controleer op de locatie welke stroompunten je werkelijk kunt gebruiken en leg kabels zo dat bezoekers er niet over struikelen.
Maak de plattegrond minimaal twee weken vooraf. Zet lichtinstallaties, partytenten, tafels, catering, toiletten, vrijwilligersposten en nooduitgangen erop en deel route- en parkeerinformatie tegelijk met het programma.
Reserveer lichtinstallaties, tafels, stoelen en partytenten zodra de datum vaststaat. Controleer vier weken voor het festival of alle reserveringen nog kloppen en of je voldoende herbruikbare bekers, servies en serveermateriaal hebt.
Werk het vrijwilligersrooster uiterlijk één week vooraf uit met vaste starttijden en taken. Plan extra mensen voor opbouw, ontvangst, catering, toezicht bij kabels en het opruimen van lichtmaterialen.
Doe houdbare boodschappen en controleer de materialen twee tot drie dagen vooraf; haal verse boodschappen pas kort voor het festival. Laad batterijen op, test koffiezetapparaten en waterkokers en gebruik koelboxen en drankdispensers volgens het cateringplan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lichtjesfestival organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Regel vergunningen, leveranciers, lichtinstallaties en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de datum.
Wanneer moet ik de vergunning voor een lichtjesfestival aanvragen?: Controleer direct na het vastleggen van de locatie welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Dien een aanvraag minimaal 8 weken vooraf in, tenzij de gemeente een andere termijn vermeldt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lichtjesfestival?: Maak eerst een rooster met aparte bezetting voor opbouw, ontvangst, catering, veiligheid en afbouw. Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakpost en plan daarnaast 2 mensen als vervanging of aanspreekpunt.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een lichtjesfestival?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor de eerste bijsturing en opnieuw 48 en 24 uur voor de start. Neem dan de beslissing over partytenten, kleding, bescherming van materialen en eventuele programma-aanpassingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.