Lichterfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Lichterfestival braucht mehr Vorbereitung als nur Lichterketten und ein schönes Programm. Kläre zuerst Termin, Gelände, Genehmigungen und Stromversorgung, bevor du Technik oder Catering reservierst. Danach folgen Anmeldungen, Helferplan, Lageplan und Sicherheitsinfos. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Lichtmaterial, Batterien, Getränke, Geschirr und haltbare Lebensmittel. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Aufbau, Tests und einen kontrollierten Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
Lieferanten reservieren
Freiwillige rekrutieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm online veröffentlichen
Lageplan erstellen
Lichtanlagen reservieren
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Tische und Stühle reservieren
Wettervorhersage prüfen
Freiwilligenplan erstellen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Routen- und Parkinformationen teilen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Lichtmaterialien abholen
2 Personen
Vorräte und Materialien zählen
2 Personen
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
Lichterketten testen
2 Personen
Batterien aufladen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Schilder und Wegweiser erstellen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Gelände absperren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Stromkabel verlegen
3 Personen
Kabel sicher abdecken
2 Personen
Lichterketten aufhängen
4 Personen
Laternen aufstellen
3 Personen
LED-Kerzen verteilen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Cateringtheke einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Programm vorstellen
Lichtworkshop begleiten
3 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Lichtwanderung begleiten
4 Personen
Lichtanlagen einschalten
2 Personen
Lichtshow begleiten
3 Personen
Kerzen verteilen
2 Personen
Fotopunkt betreuen
Abfallstationen leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Besucher über die Abreise informieren
2 Personen
Lichtanlagen ausschalten
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
Getränke wegräumen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Lichterketten demontieren
4 Personen
Mobiliar abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
BiertischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 100
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 14
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 100
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
Isolierte GetränkespenderAnz. 4
AluminiumschalenAnz. 12
FrischhaltedosenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 4
KabelmattenAnz. 20
LED-FlutlichterAnz. 8
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
LadestationenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 20
LED-LaternenAnz. 30
LED-KerzenAnz. 120
LeuchtarmbänderAnz. 150
TaschenlampenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 40

Dekoration

PapierlampionsAnz. 40
LeichtstoffbahnenAnz. 6
Dekorative BänderAnz. 10
BallonsAnz. 100
Fotoraum
KreidetafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 30
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Gelände und Genehmigungen. Prüfe außerdem früh, wie viele Stromanschlüsse vorhanden sind und wo Kabeltrommeln oder Verlängerungskabel sicher verlegt werden können.
Reserviere Lichtanlagen, Partyzelte, Tische und Stühle erst, wenn die Fläche vermessen ist. Plane für jede Sitzgruppe zusätzlich Laufwege und genügend Abstand zu Kabeln, Ausgängen und offenen Bereichen ein.
Lege die Cateringmengen anhand der Anmeldungen fest und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Festival. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du etwa 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen.
Erstelle den Helferplan spätestens 7 Tage vorher und teile die Schichten mit klaren Aufgaben ein. Für Aufbau, Einlass, Catering, Lichtkontrolle und Abbau brauchst du getrennte Zuständigkeiten, damit niemand gleichzeitig an zwei Stellen sein muss.
Teste Lichterketten und Lichtanlagen am Vortag vollständig und lade alle Batterien auf. Zähle dabei auch Becher, Teller, Besteck, Thermoskannen, Kühlboxen und Serviermaterial erneut, weil fehlende Kleinteile am Festtag nur schwer ersetzt werden können.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich ein Lichterfestival anmelden?: Prüfe Genehmigungen und Meldepflichten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Bei öffentlichem Gelände, zusätzlicher Beleuchtung oder größerem Besuch kann die Bearbeitung länger dauern.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Lichterfestival?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Berücksichtige zusätzlich Wasser, Kaffee und besondere Ernährungswünsche aus den Anmeldungen.
Wann sollte ich die Lichterketten und Batterien prüfen?: Teste alle Lichterketten und Lichtanlagen am Vortag, nicht erst beim Aufbau. Lade Batterien ebenfalls spätestens am Vortag vollständig und halte Ersatzmaterial für defekte Ketten oder Kabel bereit.
Wann muss der Lageplan für das Lichterfestival fertig sein?: Erstelle den Lageplan spätestens 7 Tage vor dem Festival und teile ihn mit Helfern, Lieferanten und Gästen. Markiere Lichttechnik, Stromanschlüsse, Kabelwege, Zelte, Catering, Toiletten, Ausgänge sowie Routen- und Parkinformationen.

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