Organiser un Festival des lumières : la checklist complète

Un Festival des lumières demande plus qu’une belle installation : il faut coordonner le lieu, les autorisations, l’électricité, les prestataires, les bénévoles et l’accueil du public. Cette checklist de 77 tâches et 62 fournitures suit l’ordre pratique de préparation, des premières décisions au rangement. Elle vous aide aussi à anticiper les points souvent oubliés, comme les rallonges, les batteries, les besoins alimentaires et les informations de stationnement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Réserver les fournisseurs
Recruter des bénévoles
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme en ligne
Créer le plan
Réserver les installations d'éclairage
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Vérifier les prévisions météo
Établir le planning des bénévoles
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Récupérer le matériel d’éclairage
2 personnes
Compter les stocks et le matériel
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Tester les guirlandes lumineuses
2 personnes
Recharger les batteries
Préparer les en-cas
4 personnes
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Balisage du site
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Poser les câbles électriques
3 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Suspendre des guirlandes lumineuses
4 personnes
Installer les lanternes
3 personnes
Distribuer les bougies LED
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Présenter le programme
Animer l’atelier lumière
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la promenade lumineuse
4 personnes
Allumer les installations d’éclairage
2 personnes
Encadrer le spectacle de lumière
3 personnes
Distribuer les bougies
2 personnes
Tenir le stand photo
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Informer les visiteurs du départ
2 personnes
Éteindre les installations d'éclairage
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les guirlandes lumineuses
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 4
Chaises pliantesqté 100
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Glacièresqté 6
Distributeurs de boissons isothermesqté 4
Plateaux en aluminiumqté 12
Boîtes de conservationqté 10
Louchesqté 8

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 20
Projecteurs LEDqté 8
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Stations de rechargeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 20
Lanternes LEDqté 30
Bougies LEDqté 120
Brassards lumineuxqté 150
Lampes de pocheqté 8
Piles de rechangeqté 40

Décoration

Lampions en papierqté 40
Bâches lumineusesqté 6
Rubans décoratifsqté 10
Ballonsqté 100
Cadre photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 30
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et le lieu dès le début, puis vérifiez rapidement le terrain, les accès et les points d’alimentation électrique. Une installation lumineuse peut nécessiter plusieurs rallonges, multiprises ou enrouleurs.
Réservez les prestataires, les tentes, les tables, les chaises et les installations d’éclairage plusieurs semaines à l’avance. Les équipements disponibles en petite quantité partent souvent avant les dernières semaines.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et calculez les quantités de catering avant les achats. Prévoyez séparément les gobelets, assiettes, couverts et tasses à café pour éviter une rupture pendant le service.
Attribuez les créneaux des bénévoles au moins 7 jours avant l’événement. Prévoyez des personnes distinctes pour l’accueil, le montage, la surveillance des installations et le démontage.
La veille, testez chaque guirlande lumineuse, comptez le matériel et rechargez toutes les batteries. Faites les courses de produits frais au dernier moment possible et consultez les prévisions météo avant de confirmer les installations extérieures.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Festival des lumières ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, les fournisseurs, le mobilier et l’éclairage. Ajoutez un délai plus long si une autorisation ou une déclaration est nécessaire.
Quand faut-il recruter les bénévoles pour un Festival des lumières ?: Commencez le recrutement 4 à 6 semaines avant l’événement. Le planning détaillé des créneaux doit être partagé au plus tard 7 jours avant, avec les consignes de sécurité et les contacts utiles.
Quand tester les guirlandes lumineuses et recharger les batteries ?: Testez les guirlandes 1 à 2 jours avant le Festival des lumières, puis refaites un contrôle le jour du montage. Rechargez les batteries la veille et gardez les chargeurs regroupés dans une caisse identifiée.
Combien de temps avant faut-il acheter les produits frais ?: Achetez les produits frais 1 jour avant l’événement, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Les produits non périssables peuvent être achetés 1 à 2 semaines à l’avance.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.