Lichtfestival organiseren: checklist en planning

Een lichtfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen lichtinstallaties uitzoeken. Je legt eerst datum, programma en locatie vast, controleert vergunningen en verzekering en maakt daarna een route- en stroomplan. Reserveer vroeg capaciteit voor stroom, toiletten, catering en afvalinzameling. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, deel je vrijwilligers in en bevestig je alle leveringen. Deze checklist bevat 80 taken en 74 spullen om het festival uitvoerbaar en veilig op te bouwen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Elektrische voorzieningen reserveren
Lichtkunstenaars benaderen
2 personen
Lichtinstallaties selecteren
2 personen
Plattegrond voor lichtzones maken
2 personen
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Stroomplan opstellen
2 personen
Catering reserveren
Toiletten reserveren
Afvalinzameling regelen
Fotograaf reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Lichtmateriaal controleren
2 personen
Kabels en stekkers testen
2 personen
Borden en routekaarten printen

Event

Lichtkunstenaars ontvangen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Lichtinstallaties opbouwen
6 personen
Lichtprojectoren uitrichten
3 personen
Lichtslingers ophangen
4 personen
Stroomkabels veilig wegwerken
3 personen
Stroomgroepen testen
2 personen
Decoratie plaatsen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Kassa- en pinapparaat testen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Route-informatie geven
2 personen
Lichtinstallaties bedienen
3 personen
Kinderlampionnen uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Lichtinstallaties extra controleren
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Foto’s van het festival maken
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Lichtinstallaties uitschakelen
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Lichtmateriaal demonteren
6 personen
Kabels oprollen
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten laten ophalen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto’s archiveren
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 10
Bankenaantal 12
Stoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 18

Verlichting

Lichtslingersaantal 20
Ledspotsaantal 12
Ledprojectorenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 24
Ledlampionnenaantal 40
Reservebatterijenaantal 60

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 12
Kabelhaspelsaantal 6
Kabelmattenaantal 20
Aardlekschakelaarsaantal 6
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Decoratie

Decoratieve doekenaantal 12
Spiegelfolieaantal 10
Lichtgevende lintenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Pijlenbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Programmapostersaantal 20

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Kommenaantal 80
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzethekkenaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Antislipmattenaantal 10

Kantoor

Inschrijfformulierenaantal 250
Balpennenaantal 20
Clipboardsaantal 8
Naamstickersaantal 150
Contantgeldkistje
Papiertapeaantal 8
Watervaste stiftenaantal 12

Gereedschap

Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 8
Hamersaantal 4
Schroevendraaiersaantal 4
Laddersaantal 3

Tips

Begin 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma en locatie. Controleer meteen of je een vergunning, verzekering en toestemming voor elektrische voorzieningen nodig hebt; ontbrekende toestemming kan de opbouw vertragen.
Maak uiterlijk 6 weken vooraf een plattegrond met lichtzones, bezoekersroute, informatiepunten en uitgangen. Plan ook waar kabelhaspels, stekkerdozen, aardlekschakelaars en kabelmatten komen, zodat kabels niet door looproutes liggen.
Test alle lichtinstallaties minimaal 1 week vooraf op de beoogde stroompunten. Leg reservebatterijen, powerbanks en oplaadstations apart klaar; juist kleine lichtbronnen zoals batterijlantaarns en ledlampionnen worden vaak pas tijdens de opbouw gemist.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival uit en geef de aantallen door aan de catering. Reserveer toiletten en afvalinzameling niet pas na de uitnodigingen: bezoekersaantallen bepalen direct hoeveel capaciteit je nodig hebt.
Plan de laatste controle 24 tot 48 uur vooraf: weersverwachting, leveringen, vrijwilligersindeling, portofoons en routeborden. Zet voor regen partytenten en tafels klaar en wijs één persoon aan die tijdens het festival stroom en veiligheid coördineert.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een lichtfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. In die periode regel je datum, locatie, vergunningen, verzekering, lichtkunstenaars, stroomvoorziening en reserveringen voor catering en toiletten.
Wanneer moet ik de vergunning voor een lichtfestival controleren?: Controleer dit direct nadat de locatie en datum vaststaan, minimaal 8 tot 12 weken voor het festival. De benodigde termijn verschilt per gemeente en locatie, dus wacht niet tot de promotie al loopt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een lichtfestival?: Plan minimaal 1 volledige opbouwdag voor lichtzones, bekabeling, routeborden en veiligheidscontroles. Bij meerdere installaties of locaties is 2 dagen praktischer, met een stroom- en lichttest vóór de opening.
Wanneer moet ik vrijwilligers en leveringen bevestigen?: Wervel vrijwilligers uiterlijk 6 weken vooraf en maak de definitieve indeling 1 tot 2 weken voor het festival. Bevestig leveringen opnieuw 3 tot 5 dagen vooraf en controleer op de dag zelf aantallen en aankomsttijden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.