Lichtfestival organisieren: die Checkliste

Ein Lichtfestival braucht mehr als schöne Beleuchtung: Strom, Besucherführung und Sicherheit müssen zusammenpassen. Beginne mehrere Monate vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und einem belastbaren Programm. Plane anschließend Lichtzonen, Route, Stromversorgung und Helfer so, dass Aufbau und Abbau nicht im Publikumsverkehr stattfinden. Kurz vor dem Termin bestätigst du Lieferungen, Catering, Toiletten und die Wetterlösung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Elektrische Ausstattung reservieren
Lichtkünstler kontaktieren
2 Personen
Lichtanlagen auswählen
2 Personen
Plan für Lichtzonen erstellen
2 Personen
Route für Besucher festlegen
2 Personen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Stromplan erstellen
2 Personen
Catering reservieren
Toiletten reservieren
Müllentsorgung organisieren
Fotograf buchen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster aufhängen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lichtmaterial kontrollieren
2 Personen
Kabel und Stecker testen
2 Personen
Schilder und Streckenkarten drucken

Event

Lichtkünstler empfangen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Lichtanlagen aufbauen
6 Personen
Lichtprojektoren ausrichten
3 Personen
Lichterketten aufhängen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Stromgruppen testen
2 Personen
Dekoration anbringen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Kasse und Kartenterminal testen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Routeninformationen geben
2 Personen
Lichtanlagen bedienen
3 Personen
Kinderlampions austeilen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Lichtanlagen zusätzlich prüfen
2 Personen
Abendprogramm ankündigen
Fotos vom Festival machen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Lichtanlagen ausschalten
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Lichtmaterial abbauen
6 Personen
Kabel aufrollen
3 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Toiletten abholen lassen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fotos archivieren
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
StehtischeAnz. 8
BiertischeAnz. 10
BänkeAnz. 12
StühleAnz. 40
TischdeckenAnz. 18

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 20
LED-SpotsAnz. 12
LED-ProjektorenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 24
LED-LampionenAnz. 40
ErsatzbatterienAnz. 60

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 6
KabelmattenAnz. 20
FehlerstromschutzschalterAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
LadestationenAnz. 2

Dekoration

Dekorative StoffeAnz. 12
SpiegelfolieAnz. 10
LeuchtbänderAnz. 20
BallonsAnz. 100
PfeiltafelnAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
Programmatische PosterAnz. 20

Catering

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
Einkäufe

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
SchalenAnz. 80
BestecksetsAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12
AusgießkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 12
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 4
Kehrschaufel und BesenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20
WarnwestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 10

Büro

AnmeldeformulareAnz. 250
KugelschreiberAnz. 20
KlemmbretterAnz. 8
NamensaufkleberAnz. 150
Kassette für Bargeld
PapierklebebandAnz. 8
Wasserfeste StifteAnz. 12

Werkzeug

KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
HämmerAnz. 4
SchraubendreherAnz. 4
LeiternAnz. 3

Tipps

Lege die Besucherroute fest, bevor du LED-Spots, Projektoren und Lichterketten verteilst. Markiere Ein- und Ausgänge sowie dunkle Übergänge mit Pfeil- und Infotafeln.
Erstelle für jede Lichtzone einen eigenen Strombedarf. Plane Kabeltrommeln, Verlängerungskabel, Kabelmatten und Fehlerstromschutzschalter ein und teste alle Anschlüsse spätestens am Vortag.
Reserviere Toiletten, Catering und Müllentsorgung nicht erst nach dem Werbestart. Spätestens vier Wochen vor dem Festival sollten Lieferzeiten, Mengen und Ernährungswünsche bestätigt sein.
Teile freiwillige Helfer in Schichten von höchstens vier Stunden ein. Eine Gruppe übernimmt Einlass und Route, eine weitere kontrolliert Lichtzonen, Funkgeräte und Ladestationen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und lege eine klare Entscheidung für Partyzelte, empfindliche Technik und Besucherinformation fest. Ersatzbatterien und Powerbanks gehören in eine gekennzeichnete Notfallkiste.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Lichtfestival anmelden?: Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Termin, Ort und Genehmigungen. Für öffentliche Flächen solltest du die zuständigen Stellen spätestens acht Wochen vor dem Termin kontaktieren.
Wie plane ich den Strom für ein Lichtfestival?: Erstelle pro Lichtzone eine Liste mit Geräten und Leistung und rechne zusätzlich eine Reserve von etwa 20 Prozent ein. Kabelwege, Kabelmatten und Fehlerstromschutz müssen vor dem Aufbau feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Lichtfestival?: Plane mindestens eine Ansprechperson pro Lichtzone und zusätzlich Helfer für Einlass, Besucherroute und Aufbau ein. Bei Schichten von vier Stunden kannst du Ausfälle besser auffangen, als wenn alle den ganzen Abend eingeteilt sind.
Wann sollte man die Wettervorhersage für ein Lichtfestival prüfen?: Prüfe sie 48 Stunden vor Beginn und nochmals am Veranstaltungstag. Lege dann fest, welche Technik geschützt, welche Bereiche abgesperrt und welche Informationen an Angemeldete verschickt werden.

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