Checklist pour organiser un Festival de lumière

Un Festival de lumière se prépare d’abord sur papier : date, lieu, parcours du public et programme doivent être fixés avant de réserver le matériel. Prévoyez ensuite les autorisations, l’assurance, l’électricité et le plan de sécurité, car ces éléments conditionnent toute l’installation. Les artistes, le catering, les toilettes et la collecte des déchets demandent aussi une réservation suffisamment tôt. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre, jusqu’aux livraisons et au contrôle de la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver les installations électriques
Contacter des artistes de lumière
2 personnes
Sélectionner les installations lumineuses
2 personnes
Créer le plan des zones d’éclairage
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Établir le plan électrique
2 personnes
Réserver le catering
Réserver les toilettes
Organiser l’enlèvement des déchets
Réserver le photographe
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel d’éclairage
2 personnes
Tester les câbles et les prises
2 personnes
Imprimer les plans et les cartes d’itinéraire

Événement

Accueillir les artistes lumière
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les installations lumineuses
6 personnes
Orienter les projecteurs
3 personnes
Suspendre des guirlandes lumineuses
4 personnes
Cacher les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Tester les groupes électrogènes
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Donner des informations sur l’itinéraire
2 personnes
Gérer les installations d’éclairage
3 personnes
Distribuer les lampions des enfants
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier à nouveau les installations lumineuses
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Prendre des photos du festival
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Éteindre les installations d'éclairage
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel d'éclairage
6 personnes
Enrouler les câbles
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire récupérer les toilettes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les photos
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 10
Bancsqté 12
Chaisesqté 40
Nappesqté 18

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 20
Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs LEDqté 8
Lampes à pilesqté 24
Lampions LEDqté 40
Piles de rechangeqté 60

Équipement

Rallongesqté 20
Multiprisesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 6
Passe-câblesqté 20
Disjoncteurs différentielsqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Décoration

Tissus décoratifsqté 12
Film miroirqté 10
Rubans lumineuxqté 20
Ballonsqté 100
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Affiches du programmeqté 20

Catering

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Bolsqté 80
Couvertsqté 200
Louchesqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 8
Tapis antidérapantsqté 10

Bureau

Formulaires d'inscriptionqté 250
Stylos à billeqté 20
Presse-papiersqté 8
Étiquettes nominativesqté 150
Caisse à espèces
Ruban de papierqté 8
Marqueurs indélébilesqté 12

Outils

Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Marteauxqté 4
Tournevisqté 4
Échellesqté 3

Conseils

Commencez par le parcours des visiteurs et le plan des zones éclairées. Indiquez les entrées, sorties, passages étroits et zones nécessitant des panneaux de direction avant de choisir l’emplacement des installations.
Traitez l’électricité comme un chantier à part entière. Faites valider le plan électrique, prévoyez des rallonges adaptées, des passe-câbles et des disjoncteurs différentiels, puis testez chaque zone avant l’ouverture.
Ne commandez pas seulement les éclairages décoratifs : ajoutez des lampes à piles, des piles de rechange et des batteries externes pour les endroits éloignés d’une prise ou en cas de panne.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par missions avant le jour J. Des talkies-walkies ou des stations de recharge évitent que l’équipe perde du temps à chercher un responsable ou une batterie.
Confirmez les livraisons au moins 48 heures avant le festival. Vérifiez en même temps les prévisions météo, les tentes, les toilettes, le catering et les besoins alimentaires recueillis auprès des inscrits.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Festival de lumière ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, le lieu, l’assurance, les artistes et les installations électriques doivent être sécurisés avant de lancer la communication.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les lumières ?: Prévoyez au minimum une journée complète pour une installation simple, et 2 jours si plusieurs zones, artistes ou parcours sont concernés. Gardez quelques heures supplémentaires pour les tests, les réglages et le contrôle des câbles.
Quand ouvrir les inscriptions pour un Festival de lumière ?: Ouvrez les inscriptions environ 6 à 8 semaines avant l’événement, une fois le programme, le lieu et les horaires confirmés. Fermez-les quelques jours avant afin de traiter les quantités de catering et les besoins alimentaires.
Que vérifier la veille d’un Festival de lumière ?: La veille, contrôlez les livraisons, les branchements, les panneaux, les toilettes, le catering et la répartition des bénévoles. Faites aussi un dernier point météo et chargez les talkies-walkies, batteries externes et lampes rechargeables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.