Checklist voor een goed georganiseerde lezingavond

Een lezingavond vraagt om meer voorbereiding dan alleen een spreker en een zaal. Je moet het programma, de aanmeldingen, techniek, catering en ontvangst op elkaar laten aansluiten. Begin met de zaal en spreker, sluit daarna de deelnemerslijst en werk toe naar een vaste opbouw voor de avond. Deze checklist helpt je controleren wat vooraf geregeld moet zijn en wat je op de dag zelf nog klaarzet, van naamkaartjes en programma’s tot microfoon, presentatie en koffie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Spreker vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Techniek reserveren
Catering bestellen
2 personen
Plattegrond maken
Deelnemerslijst sluiten
Naamkaartjes printen
Programma's printen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Catering controleren
2 personen
Presentatie ontvangen
Techniek vooraf testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Techniek installeren
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Spreker ontvangen
Deelnemers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lezing begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet serveren
3 personen
Servies afruimen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Avondpauze verzorgen
2 personen
Aanwezigheid bijhouden
Spreker uitzwaaien
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur retourneren
2 personen
Sleutels retourneren
Restanten opslaan
2 personen
Zaal oplevering controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Kledingrek
Sprekerslessenaar

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Waterkaraffenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoon
Luidsprekerset
Presentatieclicker
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapterset
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 60

Kantoor

Naamkaartjesaantal 60
Geprinte programma'saantal 60
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 60
A4-papier
Plakbandaantal 2
Markeerstiftenaantal 4
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek minimaal 60 minuten vóór de ontvangst. Test beamer, projectiescherm, presentatielaptop, HDMI-adapter, microfoon en luidsprekerset met de echte presentatie.
Sluit de deelnemerslijst 2 tot 3 dagen vooraf. Print daarna de naamkaartjes en programma’s, en zet een registratietafel klaar met pennen en eventueel notitieblokken.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór de lezing en geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de catering. Controleer bij levering zowel aantallen als speciale maaltijden.
Zet de zaalindeling niet pas bij aanvang klaar: plaats stoelen, tafels en de sprekerslessenaar minstens 2 uur vooraf. Houd een duidelijke looproute vrij naar registratie, garderobe en buffet.
Ontvang de presentatie uiterlijk 24 uur vooraf en bewaar die ook offline op de presentatielaptop. Neem daarnaast een HDMI-kabel, adapterset, verlengkabels en stekkerdozen mee als reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lezingavond organiseren?: Leg de zaal en spreker bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de avond, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, catering en techniek.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een lezing sluiten?: Sluit de lijst 2 tot 3 dagen vóór de lezing. Dan kun je naamkaartjes en programma’s printen en het definitieve aantal stoelen, drankjes en hapjes bepalen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek van een lezing te testen?: Reserveer minimaal 60 minuten vóór de ontvangst voor installatie en testen. Controleer de presentatie, beamer, microfoon, luidspreker, kabels en adapters met de spreker of een vervanger aanwezig.
Wanneer moet ik catering voor een lezingavond bestellen?: Bestel de catering zodra de inschrijvingen stabiel zijn, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 dagen vóór de avond door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.