La checklist pour organiser une soirée de conférences
Une soirée de conférences demande plus qu’une salle et un intervenant. Il faut coordonner le programme, les inscriptions, les besoins alimentaires, le matériel de projection et l’accueil des participants. Cette checklist de 49 tâches et 41 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à vérifier les détails souvent réglés trop tard : présentation du conférencier, badges, câbles, boissons et installation de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Réserver un intervenant
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la technique
Commander le catering
2 personnes
Créer le plan
Clôturer la liste des participants
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Recevoir la présentation
Tester la technique à l’avance
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la technique
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Événement
Accueillir l’intervenant
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la conférence
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet de pause
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Assurer la pause du soir
2 personnes
Suivre la présence
Accompagner le conférencier jusqu’à sa sortie
Reconduire les participants
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le buffet
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner le matériel
2 personnes
Rendre les clés
Ranger les restes
2 personnes
Vérifier la réception de la salle
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 8
- Table d'inscription
- Portant à vêtements
- Pupitre
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 60
- Assiettes à gâteauqté 60
- Fourchettesqté 60
- Cuillères à caféqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafes d'eauqté 6
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable de présentation
- Micro sans fil
- Ensemble de haut-parleurs
- Télécommande de présentation
- Câble HDMIqté 2
- Kit d’adaptateurs HDMI
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
Décoration
- Nappesqté 8
- Porte-nomsqté 60
Bureau
- Badges nominatifsqté 60
- Programmes imprimésqté 60
- Stylosqté 20
- Blocs-notesqté 60
- Papier A4
- Ruban adhésifqté 2
- Marqueursqté 4
- Panneaux de directionqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez les horaires d’arrivée, d’accueil, de chaque intervention et des pauses afin de donner des informations fiables aux participants.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis clôturez la liste des participants avant de commander le catering. Cela vous donne aussi le nombre de badges, de programmes et de places à préparer.
- Testez la technique à l’avance avec l’ordinateur de présentation, le vidéoprojecteur, le micro sans fil, les haut-parleurs et les adaptateurs HDMI. Gardez au moins un câble HDMI et une rallonge de rechange disponibles le jour même.
- Recevez la présentation avant l’événement et ouvrez-la sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place. Vérifiez les vidéos, les polices et les liens, car un fichier envoyé quelques minutes avant le début laisse peu de temps pour corriger un problème.
- Installez la table d’inscription, les porte-noms, les badges et les programmes avant l’arrivée du premier invité. Mettez les boissons au frais et préparez le buffet suffisamment tôt pour ne pas interrompre l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de conférences ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et l’intervenant, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer le catering et la technique.
- Quand faut-il réserver le traiteur pour une soirée de conférences ?
- Réservez-le dès que la date, le lieu et le format de la soirée sont confirmés, généralement 2 à 3 semaines avant. Clôturez la liste des participants quelques jours avant pour transmettre le nombre final et les contraintes alimentaires.
- Quand tester la technique avant une conférence ?
- Faites un test complet au moins 24 à 48 heures avant l’événement, puis vérifiez les branchements à l’installation. Testez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, le micro, les haut-parleurs, l’ordinateur et les adaptateurs HDMI.
- Combien de badges et de programmes faut-il imprimer ?
- Imprimez un badge et un programme par participant confirmé, puis ajoutez environ 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les erreurs de saisie et les invités ajoutés au dernier moment.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !