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Vortragsabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Vortragsabend läuft nur dann ruhig ab, wenn Programm, Technik und Teilnehmerdaten rechtzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Saal, Referent und Ablauf, danach Einladungen, Anmeldungen und Catering. In den letzten Tagen zählen vor allem die Präsentation, Namensschilder, Programme und ein Techniktest vor Ort. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum aufgeräumten Saal.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Referent festlegen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technik reservieren

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Teilnehmerliste schließen

  • Namensschilder drucken

  • Programme drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Catering prüfen

    2 Personen

  • Präsentation entgegennehmen

  • Technik vorab testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Saal reinigen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Technik aufbauen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Redner empfangen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausebuffet servieren

    3 Personen

  • Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Abendpause organisieren

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Redner verabschieden

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Buffet reinigen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Schlüssel zurückgeben

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Raumabnahme prüfen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • Registrierungstisch
  • Kleiderständer
  • Rednerpult

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • KuchenplattenAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • TeelöffelAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • WasserkaraffenAnz. 6

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • Kabelloses Mikrofon
  • Lautsprecherset
  • Präsentationsklicker
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-Adapter-Set
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 60

Büro

  • NamensschilderAnz. 60
  • Gedruckte ProgrammeAnz. 60
  • StifteAnz. 20
  • NotizblöckeAnz. 60
  • A4-Papier
  • KlebebandAnz. 2
  • MarkerAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Teilnehmerliste spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Vortragsabend. Dann kannst du Namensschilder, gedruckte Programme, Sitzplätze und die Menge für Catering und Getränke passend vorbereiten.
  • Lass dir die Präsentation spätestens am Vortag geben und teste sie auf dem tatsächlichen Präsentationslaptop. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Klicker, Mikrofon und Lautsprecher gemeinsam.
  • Plane für die Registrierung mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Stelle Registrierungstisch, Namensschildhalter, Stifte und Notizblöcke sichtbar am Eingang auf und lege die Teilnehmerliste alphabetisch bereit.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Einlass, sondern mehrere Stunden vorher. Stelle Wasserkaraffen und Wassergläser im Saal bereit und richte Kaffee, Tee, Tassen, Teelöffel sowie Snacks vor dem Eintreffen der Gäste her.
  • Plane nach dem letzten Beitrag mindestens 45 Minuten für Abbau und Reinigung ein. Technik, Mobiliar und ausgeliehenes Equipment müssen vollständig geprüft und rechtzeitig zurückgebracht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Vortragsabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal, Referent und Programm. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
Wann sollte die Teilnehmerliste für einen Vortragsabend geschlossen werden?
Schließe die Liste 3 bis 5 Tage vor dem Termin. So bleiben genügend Zeit für Namensschilder, Programme, Sitzordnung und die endgültige Cateringbestellung.
Wann muss die Technik für einen Vortragsabend getestet werden?
Führe den vollständigen Test am Vortag durch, möglichst im gebuchten Saal. Rechne dafür 30 bis 45 Minuten ein und prüfe auch Ersatzlösungen für fehlende HDMI-Anschlüsse oder zu kurze Kabel.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Vortragsabend?
Plane für Mobiliar, Registrierungstisch, Catering und Technik mindestens 90 Minuten ein. Bei mehreren Präsentationen oder zusätzlicher Tonanlage sind 2 Stunden Vorlauf sicherer.

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