Lezing organiseren: een checklist die je op volgorde volgt
Een lezing vraagt meer voorbereiding dan alleen een spreker en een zaal. Je regelt vooraf de locatie, het programma, de inschrijvingen en de presentatie; op de dag zelf moeten ontvangst, techniek, koffie en zitplaatsen klaarstaan. Werk terug vanaf de datum en plan belangrijke controles uiterlijk enkele dagen vooraf. Zo ontdek je problemen met de presentatie, HDMI-aansluiting of microfoons niet pas wanneer de eerste bezoekers binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Spreker vastleggen
Programma vaststellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Sprekerinformatie controleren
Presentatie ontvangen
Presentatie technisch controleren
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Presentatie klaarzetten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Event
Spreker ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lezing openen
Techniek tijdens lezing bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Vragenronde begeleiden
Avondhapjes serveren
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Spreker bedanken
Aanwezigheidslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 10
- Spreektafel
- Krukkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 6
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapteraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaard
- Luidsprekersaantal 2
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Presentatieklikker
- Flip-over
- Flip-overstiftenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
- Schaaltjesaantal 12
- Waterkannenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 100
- Pennenaantal 30
- Naambadgehoudersaantal 100
- Wegwijzerbordenaantal 6
- Schilderstapeaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem
- Stoffer en blikaantal 2
- Handdoekenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de spreker en locatie eerst vast en sluit daarna het programma. Vraag de presentatie uiterlijk 3 dagen voor de lezing op, zodat je beeldverhouding, video’s en lettergrootte op de laptop en beamer kunt testen.
- Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en locatie definitief zijn. Vraag dieetwensen meteen uit en stuur iedere deelnemer uiterlijk 2 dagen vooraf een bevestiging met tijd, adres en praktische informatie.
- Maak naamkaartjes en druk de bezoekerslijst uiterlijk 1 dag vooraf af. Zet bij de ontvangsttafel ook een duidelijke plek voor registratie klaar; dat voorkomt zoeken wanneer meerdere bezoekers tegelijk aankomen.
- Test de volledige techniek minstens 60 minuten voor aanvang: laptop, HDMI-kabel en adapter, beamer, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons. Leg een reserveverlengkabel en stekkerdoos klaar voordat de zaal volloopt.
- Richt koffie en hapjes pas in nadat de zaalopstelling vaststaat. Controleer vóór opening of stoelen, tafels, spreektafel, glazen, kopjes en serveerbladen op hun plek staan en of dranken gekoeld of heet genoeg zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een lezing organiseren?
- Reserveer de locatie en leg de spreker bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en plan de technische controle uiterlijk 3 dagen voor de lezing.
- Wanneer moet ik de presentatie van de spreker ontvangen?
- Vraag de presentatie uiterlijk 3 dagen voor aanvang op. Test het bestand vervolgens op de laptop met de beamer, HDMI-kabel en eventuele HDMI-adapter die je op locatie gebruikt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een lezing op te bouwen?
- Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie, de zaalopstelling, ontvangsttafel, koffiepunt en techniek. Reserveer daarnaast 60 minuten vóór aanvang voor de eindtest met presentatie en microfoons.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een lezing verzamelen?
- Vraag dieetwensen tijdens de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 dagen voor de lezing. Dan kun je boodschappen, hapjes en servies nog aanpassen voordat je de locatie inricht.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!