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Vortrag organisieren: Checkliste für die Planung

Ein Vortrag steht und fällt mit drei Dingen: einem klaren Programm, verlässlichen Anmeldungen und funktionierender Technik. Lege zuerst Ort, Referent und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach prüfst du Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und die Präsentation. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Saal, Empfang, Kaffee und einen vollständigen Techniktest. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Referent festlegen

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Sprecherinformationen kontrollieren

  • Präsentation entgegennehmen

  • Präsentation technisch prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    4 Personen

Event

  • Redner empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Vortrag eröffnen

  • Technik während des Vortrags bedienen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Abendhäppchen servieren

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Sprecher bedanken

  • Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 10
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Präsentationsklicker
  • Flipchart
  • Flipchart-MarkerAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • WasserkannenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 100
  • StifteAnz. 30
  • NamensschildhalterAnz. 100
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6
  • AbdeckbandAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • HandtücherAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort früh und plane die Öffnung mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. In dieser Zeit kontrollierst du den Saal, stellst Tische und Stühle auf und richtest den Empfang ein.
  • Öffne das Anmeldeformular nicht erst mit dem Versand der Einladung, sondern prüfe vorher, welche Angaben du brauchst. Erfasse neben Name und E-Mail auch Ernährungswünsche und bestätige Anmeldungen rechtzeitig.
  • Fordere die Präsentation spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Vortrag an. Teste sie anschließend auf dem vorgesehenen Laptop mit Beamer, HDMI-Kabel, Adapter und Präsentationsklicker.
  • Plane für den Empfang eine ausgedruckte Besucherliste und Namensschilder ein. Lege beides am Empfangstisch bereit, damit die Registrierung nicht erst kurz vor Beginn organisiert werden muss.
  • Kühle Getränke einige Stunden vorher und richte den Kaffeebereich vor dem Einlass ein. Prüfe dabei Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Tassen, Gläser, Teller und Besteck gemeinsam statt einzeln während des Empfangs.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Vortrag organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Referent und Programm. Einladungen sollten idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte die Präsentation für einen Vortrag vorliegen?
Bitte die Präsentation spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Vortrag an. So bleibt genug Zeit für einen vollständigen Techniktest und für Änderungen an Laptop, Beamer oder HDMI-Adapter.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Vortrag?
Plane mindestens 60 Minuten für den Aufbau ein, bei zusätzlicher Ton- und Präsentationstechnik eher 90 Minuten. Der Saal, Empfang, Kaffeebereich und die Präsentation sollten vor dem Einlass geprüft sein.
Wie viele Getränke braucht man für einen Vortrag?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Kaffee, Wasser und weiteren angebotenen Getränken. Kaufe Snacks und Getränke erst nach der bestätigten Teilnehmerzahl und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche.

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