Organiser une conférence : la checklist complète

Une conférence réussie se prépare bien avant l’arrivée du premier participant. Il faut d’abord bloquer le lieu et l’intervenant, puis structurer le programme, les inscriptions et les besoins alimentaires. Dans les derniers jours, la présentation, les badges, l’accueil, le café et le matériel technique demandent une vérification séparée. Cette checklist rassemble 48 tâches et 43 fournitures pour suivre la préparation dans l’ordre, sans découvrir trop tard qu’un câble, une information ou un équipement manque.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver un intervenant
Définir le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Vérifier les informations de l’intervenant
Recevoir la présentation
Vérifier la présentation sur le plan technique
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Accueillir l’intervenant
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la conférence
Gérer la technique pendant la conférence
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remercier l'orateur
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Cliqueur de présentation
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Supports de badges nominatifsqté 100
Panneaux directionnelsqté 6
Ruban de masquageqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Balayette et pelleqté 2
Serviettesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et l’intervenant avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez ensuite au moins 2 semaines pour diffuser les invitations et recueillir les réponses.
Demandez les besoins alimentaires directement dans le formulaire d’inscription. Relancez les personnes sans réponse 5 à 7 jours avant la conférence, puis confirmez les inscriptions.
Recevez la présentation de l’intervenant au plus tard 48 heures avant l’événement. Testez-la sur l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et les adaptateurs utilisés dans la salle.
Préparez les badges et la liste des visiteurs la veille, en gardant quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Arrivez au moins 90 minutes avant l’accueil pour installer les tables et les chaises, tester les microphones et les haut-parleurs, préparer le café et refroidir les boissons.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laissez au moins 10 jours pour les inscriptions, puis gardez 5 à 7 jours pour traiter les réponses et confirmer les participants.
Quand demander la présentation de l’intervenant ?: Demandez-la au plus tard 48 heures avant la conférence. Gardez ensuite une demi-journée pour vérifier les vidéos, les polices, le format des fichiers et la compatibilité avec le vidéoprojecteur.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une salle de conférence ?: Prévoyez 90 minutes pour une installation standard avec tables, chaises, accueil, point café et équipement de présentation. Ajoutez 30 minutes si plusieurs microphones ou une configuration sonore doivent être testés.
Que préparer la veille d’une conférence ?: Préparez les badges, la liste des visiteurs, le matériel imprimé, les boissons et les en-cas. Vérifiez aussi que la présentation, les câbles, les adaptateurs et les rallonges sont bien réunis au même endroit.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.