Lezing organiseren: complete checklist
Een lezing loopt vooral soepel als je de inhoud, techniek en ontvangst in de juiste volgorde regelt. Leg eerst de locatie en spreker vast, werk daarna het programma en de uitnodigingen uit. Verzamel vooraf dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften, en vraag de presentatie tijdig op. Op de dag zelf draait het om een geteste opstelling, een duidelijke aanmeldtafel en een goed voorbereid koffiepunt. Gebruik deze checklist om niets over het hoofd te zien.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Spreker vastleggen
Programma opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentatie ontvangen
Toegankelijkheid controleren
Techniek testen
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Event
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Zaalindeling controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentatie klaarzetten
Versiering ophangen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Spreker ontvangen
Microfoons testen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lezing begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Vragenronde begeleiden
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Techniek afbouwen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Locatie afsluiten
Geleende materialen retourneren
2 personen
Onkosten verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 80
- Tafelsaantal 8
- Spreektafel
- Krukkenaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- HDMI-kabelaantal 2
- Laserpointer
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Waterglazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Gebaksvorkjesaantal 80
- Koffielepelsaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerplateausaantal 6
- Schaaltjesaantal 8
- Serveertangenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naambadgehoudersaantal 80
- Naamkaartjesaantal 80
- Welkomstbord
- Kabelmattenaantal 6
Schoonmaak
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Bezemaantal 2
- Vloertrekker
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag de presentatie uiterlijk 3 dagen voor de lezing op en test het bestand op de laptop waarmee je werkt. Controleer daarna ook de HDMI-kabel, projector, microfoons, luidsprekers en laserpointer.
- Plan de techniekstest minimaal 60 minuten vóór de ontvangst van bezoekers. Sluit stekkerdozen en verlengkabels vooraf aan en werk kabels weg met kabelmatten, zodat niemand struikelt.
- Maak de bezoekerslijst en naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor klaar. Zet de aanmeldtafel bij de ingang met naambadgehouders, een welkomstbord en een aparte plek voor late aanmeldingen.
- Koel dranken minstens 2 uur voor aanvang en zet koffie, thee en water klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Reken per aanwezige op 2 kopjes koffie of thee en 1 waterglas tijdens de bijeenkomst.
- Reserveer na de lezing 15 minuten voor vragen en informeel napraten. Ontvang de spreker persoonlijk, wijs de spreektafel en wachtruimte aan en controleer vlak voor de start nog één keer de zaalindeling en het geluid.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een lezing organiseren?
- Leg de locatie en spreker bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de lezing, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheid te verwerken.
- Wanneer moet ik de techniek van een lezing testen?
- Doe een volledige test minimaal 60 minuten voor aanvang en nogmaals zodra de spreker aanwezig is. Controleer laptop, presentatie, projector, scherm, microfoons, luidsprekers, kabels en stroomaansluitingen.
- Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een lezing?
- Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Gebruik minimaal één tafel voor de aanmelding, één spreektafel en aparte tafels voor koffie en hapjes.
- Hoeveel koffie en drank heb ik nodig voor een lezing?
- Reken voor een bijeenkomst van ongeveer 2 uur op 2 kopjes koffie of thee en 1 glas water per persoon. Koel dranken minstens 2 uur vooraf en houd voor onverwachte bezoekers 10 procent extra servies en drank achter de hand.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!