LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Vortrag organisieren: Die vollständige Checkliste

Bei einem Vortrag müssen Raum, Technik, Programm und Gästebetreuung ineinandergreifen. Beginne mehrere Wochen vorher mit der Reservierung, dem Programm und den Einladungen. Kurz vor dem Termin prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Präsentation der Vortragenden. Am Veranstaltungstag zählen ein getesteter Projektor, funktionierende Funkmikrofone, ein klarer Anmeldetisch und ein vorbereiteter Kaffeebereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Referent festlegen

  • Programm erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentation entgegennehmen

  • Barrierefreiheit prüfen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Raumaufteilung prüfen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Redner empfangen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik abbauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ausgaben abrechnen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • Laserpointer

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • GebäckgabelnAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 80
  • NamensschilderAnz. 80
  • Willkommensschild
  • KabelmattenAnz. 6

Reinigung

  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Bodenabzieher
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum mindestens vier bis sechs Wochen vorher und prüfe dabei Bestuhlung, Rednertisch, Barrierefreiheit sowie Steckdosen für Projektor, Laptop und Lautsprecher.
  • Fordere die Präsentation spätestens drei Tage vor dem Vortrag an. Öffne die Datei auf dem Veranstaltungs-Laptop und teste HDMI-Kabel, Projektionsleinwand, Mikrofone und Laserpointer gemeinsam.
  • Schließe die Anmeldung zwei bis drei Tage vorher ab. Drucke die Besucherliste aus, bereite Namensschilder vor und notiere Ernährungswünsche getrennt, damit das Catering sie beim Aufbau berücksichtigt.
  • Plane für den Empfang mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Stelle Willkommensschild, Namensschildhalter und Anmeldetisch sichtbar auf und halte die Rednerinformationen für die Begrüßung bereit.
  • Richte Kaffee und Getränke spätestens 20 Minuten vor Einlass ein. Stelle Tassen, Wassergläser, Teller und Servierzangen bereit und sichere Kabel auf Laufwegen mit Kabelmatten.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Vortrag organisieren?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Raum, Referent und Programm. Einladungen sollten etwa drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit die Anmeldungen rechtzeitig eingehen.
Wann muss die Präsentation des Referenten vorliegen?
Bitte die Präsentation spätestens drei Tage vor dem Vortrag an. So bleibt Zeit, sie auf dem Laptop zu öffnen und Projektor, HDMI-Kabel sowie Ton vor Ort zu testen.
Wie viele Minuten vorher soll der Einlass beginnen?
Plane den Einlass etwa 30 Minuten vor Beginn des Vortrags. In dieser Zeit können Gäste sich anmelden, Namensschilder nehmen und Getränke holen, ohne den Start zu verzögern.
Wann sollte die Technik für einen Vortrag getestet werden?
Teste die komplette Technik am Vortag und führe am Veranstaltungstag einen kurzen Funktionstest durch. Prüfe dabei mindestens Projektor, Lautsprecher, Funkmikrofone, Kabel und Präsentation.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!