Checklist para organizar una conferencia sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa antes de enviar las invitaciones y pide a cada ponente su información y presentación con varios días de margen. Así podrás revisar el contenido y preparar el portátil, el proyector y el cable HDMI sin improvisar.
• No dejes las inscripciones para la última semana: comprueba cada día las altas y recopila las preferencias dietéticas antes de encargar la restauración. Calcula también las acreditaciones y la lista de visitantes con el número final de inscritos.
• Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de la apertura. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, proyector, pantalla, regletas, alargadores y el puntero láser; lleva cables de repuesto si el lugar no los proporciona.
• Monta la mesa de inscripción 60 minutos antes de recibir al primer asistente. Coloca la lista de visitantes, los portanombres, las tarjetas de nombre y el cartel de bienvenida para que el acceso no dependa de una sola persona.
• Prepara el café y las bebidas antes de que empiece la primera ponencia. Para una pausa de 30 minutos, reserva al menos 1 taza por asistente y deja tazas, vasos, cucharillas, termos, bandejas y pinzas de servir ya colocados.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una conferencia?

Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas reservar un lugar, contratar ponentes y abrir inscripciones. Deja los últimos 7 días para confirmar asistentes, preferencias dietéticas, materiales y horarios.

¿Cuándo enviar las invitaciones para una conferencia?

Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha, junto con el programa provisional y el enlace de inscripción. Envía un recordatorio 7 días antes y cierra la lista cuando tengas que confirmar el catering.

¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica de una conferencia?

Haz una prueba completa entre 90 y 120 minutos antes de la llegada del público. Comprueba cada micrófono, el sonido, la imagen del proyector, la presentación y todas las conexiones.

¿Qué cantidad de café y agua preparar para una conferencia?

Calcula 1 taza de café o té y 2 vasos de agua por persona para cada pausa de 30 minutos. Añade un margen del 10 % para ponentes, personal y consumo adicional.

Planes parecidos a este

• Checklist para organizar la apertura de temporada del camping
• Checklist para organizar una Barbacoa del Día del Padre
• Checklist para organizar una boda al aire libre
• Checklist para organizar una boda bohemia