Zo organiseer je een leveranciersdag zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en leverancierslijst; pas daarna kun je gericht uitnodigen en capaciteit reserveren. Houd aanmeldingen en dieetwensen vanaf het eerste antwoord bij, want die bepalen je catering, zaalindeling en naamkaartjes. Werk vervolgens het programma uit en bevestig presentatoren, tijden, route en parkeren. Plan de opbouw niet alleen rond tafels en stoelen, maar ook rond registratie, presentaties, geluid en gekoelde dranken. Zo blijft er op de dag zelf tijd over voor ontvangst en inhoud.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Leverancierslijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering reserveren
7
Dranken en hapjes bestellen
8
Meubilair reserveren
9
Techniek reserveren
10
Programma opstellen
2 personen
11
Presentatoren bevestigen
12
Naamkaartjes maken
2 personen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Route en parkeren informeren
15
Programma en tijden bevestigen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Locatie controleren
2 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen

Event

20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Registratiebalie inrichten
2 personen
22
Podium en presentatieruimte inrichten
3 personen
23
Geluidsinstallatie testen
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Buffet en drankenbuffet inrichten
3 personen
27
Ontvangst en registratie verzorgen
3 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes bijvullen
2 personen
32
Dinerbuffet serveren
4 personen
33
Servies en glazen verzamelen
2 personen
34
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

35
Meubilair afbreken
4 personen
36
Apparatuur demonteren
2 personen
37
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Materialen controleren
2 personen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen
42
Leveranciersfacturen controleren
43
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Garderoberekaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 80
Bierglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatiescherm
Laptop
Kledingstomer

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 60
Tafelkleedensetsaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Routebordjesaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkaraffenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en vraag een uiterste aanmelddatum van 7 tot 10 dagen voor de leveranciersdag. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor naamkaartjes, catering en de registratiebalie.
Reserveer catering en meubilair op basis van het verwachte aantal deelnemers plus een kleine marge. Zet buffettafels en registratietafel niet pas tijdens de opbouw neer: bepaal vooraf waar de looproute vrij blijft.
Bevestig het programma en de presentatoren uiterlijk 1 week vooraf. Test microfoons, luidsprekers, presentatiescherm en laptop tijdens de opbouw, met de verlengkabels en stekkerdozen al op hun plek.
Maak route- en parkeerinformatie onderdeel van de laatste bevestiging en stuur die enkele dagen voor het event opnieuw. Vermeld ook hoe laat registratie opent, zodat niet iedereen tegelijk bij één tafel aankomt.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de eerste ontvangst. Zet dranken op tijd koud, controleer servies en materialen en loop de locatie na voordat de registratiebalie, presentatieplek en hapjestafels worden bemand.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een leveranciersdag?: Verstuur de uitnodigingen zodra datum en locatie definitief zijn, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef een aanmelddatum die 7 tot 10 dagen voor het event ligt, zodat je catering en naamkaartjes op tijd kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een leveranciersdag?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, registratie, presentatie en catering. Reken 30 minuten extra als je ook geluid, scherm en laptop moet testen of de zaal nog moet worden ingericht.
Wanneer moet je dieetwensen voor een leveranciersdag verzamelen?: Vraag dieetwensen direct mee bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de leveranciersdag. Geef de definitieve aantallen daarna door aan de catering, zodat hapjes en maaltijden niet op het laatste moment hoeven te worden aangepast.
Hoe ver van tevoren bevestig je het programma en de presentatoren?: Bevestig programma, tijden en presentatoren uiterlijk 1 week vooraf. Controleer de definitieve versie nog één keer tijdens de opbouw en houd een geprinte kopie bij de registratiebalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.