Organiser une journée des fournisseurs sans rien laisser au dernier moment

Une journée des fournisseurs se prépare dans un ordre précis : lieu et date, participants, repas, programme, puis installation. Commence par établir la liste des fournisseurs et le format de la rencontre avant d’envoyer les invitations. Les réponses servent ensuite à ajuster le catering, les besoins alimentaires, le mobilier et le matériel technique. Le jour J, prévois du temps pour tester le son, préparer l’accueil et mettre les boissons au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir la liste des fournisseurs
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver le catering
7
Commander des boissons et des en-cas
8
Réserver le mobilier
9
Réserver la technique
10
Élaborer le programme
2 personnes
11
Confirmer les présentateurs
12
Créer des badges nominatifs
2 personnes
13
Mettre à jour la liste des participants
14
Informer sur l’itinéraire et le parking
15
Confirmer le programme et les horaires
16
Faire les courses
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Vérifier le lieu
2 personnes
19
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
22
Aménager la scène et l’espace de présentation
3 personnes
23
Tester le système de sonorisation
2 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Mettre en place le buffet et le buffet de boissons
3 personnes
27
Assurer l’accueil et l’enregistrement
3 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Animer le cocktail networking
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
32
Servir le buffet du dîner
4 personnes
33
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
34
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes

Suivi

35
Démonter le mobilier
4 personnes
36
Démonter l’équipement
2 personnes
37
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Nettoyer le lieu
3 personnes
40
Vérifier le matériel
2 personnes
41
Rendre les articles empruntés
2 personnes
42
Vérifier les factures des fournisseurs
43
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à bièreqté 80
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Écran de présentation
Ordinateur portable
Défroisseur vapeur

Décoration

Porte-nomsqté 60
Sets de nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Carafes d'eauqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Serviettesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 8 semaines à l’avance, puis envoie les invitations dès que le programme et les présentateurs sont suffisamment confirmés.
Fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la rencontre. Demande au même moment les régimes alimentaires, les besoins d’accès et les informations utiles pour le parking.
Réserve le catering, les boissons, les en-cas, le mobilier et la technique après une première estimation des participants. Prévois notamment des tables de buffet, une table d’inscription et assez de verres pour le service.
Confirme le programme et les horaires aux participants 3 à 5 jours avant l’événement. Ajoute l’itinéraire, le parking, l’heure d’ouverture de l’accueil et les informations pratiques.
Arrive au moins 3 heures avant le début pour vérifier la salle, installer les tables et les chaises, préparer les badges, tester les microphones et les haut-parleurs, puis organiser les en-cas et les boissons.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des fournisseurs ?: Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Donne une date limite de réponse située 10 à 14 jours avant l’événement afin de finaliser le catering et le mobilier.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévois au moins 3 heures avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre la vérification du lieu, l’installation des tables, des chaises et de l’accueil, ainsi que le test du son et de l’écran de présentation.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmets un premier chiffre environ 3 semaines avant la journée, puis une confirmation finale 5 à 7 jours avant. Utilise les inscriptions et les besoins alimentaires reçus pour limiter les erreurs de quantité.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée des fournisseurs ?: Vérifie la liste des participants, les badges, le programme, l’itinéraire, le parking et les horaires des présentateurs. Contrôle aussi la livraison du mobilier, de la technique, des boissons et des en-cas, puis regroupe le matériel nécessaire pour le montage.

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