Cómo organizar una jornada de proveedores sin improvisar

Una jornada de proveedores funciona cuando la parte comercial, la logística y las presentaciones avanzan en el mismo orden. Empieza fijando fecha y lugar, calcula cuántos asistentes esperas y cierra después el catering, el mobiliario y la técnica. Las inscripciones y las preferencias dietéticas condicionan las compras. En los últimos días, confirma horarios, prepara las acreditaciones y prueba el sonido antes de que lleguen los primeros invitados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar la lista de proveedores
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Reservar el catering
7
Pedir bebidas y aperitivos
8
Reservar mobiliario
9
Reservar técnica
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Confirmar presentadores
12
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
13
Actualizar la lista de participantes
14
Informar sobre ruta y aparcamiento
15
Confirmar el programa y los horarios
16
Hacer la compra
2 personas
17
Enfriar las bebidas
2 personas
18
Comprobar el lugar
2 personas
19
Reunir los materiales
2 personas

Evento

20
Colocar mesas y sillas
4 personas
21
Montar el mostrador de registro
2 personas
22
Preparar el escenario y el área de presentación
3 personas
23
Probar el sistema de sonido
2 personas
24
Colgar la decoración
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas
26
Montar el bufé y el bufé de bebidas
3 personas
27
Gestionar la recepción y el registro
3 personas
28
Servir café y té
2 personas
29
Guiar el cóctel de networking
3 personas
30
Rellenar las bebidas
2 personas
31
Reponer aperitivos
2 personas
32
Servir el bufé de cena
4 personas
33
Recoger vajilla y vasos
2 personas
34
Gestionar la despedida y el guardarropa
2 personas

Seguimiento

35
Desmontar el mobiliario
4 personas
36
Desmontar el equipo
2 personas
37
Recoger y retirar la basura
3 personas
38
Lavar la vajilla
3 personas
39
Limpiar el lugar
3 personas
40
Comprobar los materiales
2 personas
41
Devolver los objetos prestados
2 personas
42
Comprobar las facturas de proveedores
43
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas de comedorcant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Percherocant. 2

Vajilla

Copas de vinocant. 80
Copas de cervezacant. 80
Vasos para aguacant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platos de cenacant. 70
Platos de postrecant. 70
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Pantalla de presentación
Portátil
Plancha de vapor para ropa

Decoración

Portanombrescant. 60
Sets de mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Cocina

Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubos de limpiezacant. 2
Toallascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha y el lugar antes de enviar invitaciones: así puedes incluir desde el principio la ruta, el aparcamiento y el horario de registro.
Cierra las inscripciones con una fecha límite de 5 a 7 días antes. Usa ese número final para ajustar el catering, las bebidas, las sillas y las tarjetas con nombres.
Ordena el programa por bloques y confirma a cada presentador al menos 7 días antes. Reserva tiempo para cambios de mesa, preguntas y pausas, no solo para las exposiciones.
Haz una comprobación técnica completa el día anterior: micrófonos, altavoces, cables, regletas, portátil y pantalla. Prueba cada presentación en el mismo formato que se usará durante la jornada.
Deja el montaje principal terminado 2 horas antes de abrir el registro. Enfría las bebidas, prepara los aperitivos y comprueba que la mesa de registro, el escenario y la zona de buffet estén despejados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de proveedores?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, el catering, el mobiliario y la técnica. Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen y cierra las inscripciones 5 a 7 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes al catering?: Confirma una cifra provisional aproximadamente 10 días antes y el número definitivo entre 3 y 5 días antes. Incluye en ese momento las preferencias dietéticas y deja anotadas las variaciones para el servicio.
¿Cuándo se debe probar el sonido y la pantalla?: Haz una primera prueba el día anterior y repítela entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los asistentes. Comprueba también los cables, las regletas, el portátil y todos los micrófonos que se vayan a utilizar.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar la jornada?: Calcula al menos 2 horas para colocar mesas, sillas, buffet, registro, decoración y zona de presentación. Añade 30 minutos extra si hay varias presentaciones o si el mobiliario y la técnica llegan por separado.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.