Leveranciersdag organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw
Een leveranciersdag vraagt om meer dan een uitnodiging en een programma. Je regelt tegelijk de aanmeldingen, dieetwensen, catering, techniek, presentatie en ontvangst. Begin met datum en locatie, leg daarna leveranciers en materialen vast en werk toe naar een gecontroleerde opbouw. Vooral de registratiebalie, naamkaartjes, parkeerinformatie en een volledige geluidstest worden vaak te laat geregeld. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en weet je wat op de dag zelf eerst moet gebeuren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Leverancierslijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Dranken en hapjes bestellen
Meubilair reserveren
Techniek reserveren
Programma opstellen
2 personen
Presentatoren bevestigen
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Route en parkeren informeren
Programma en tijden bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Event
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podium en presentatieruimte inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet en drankenbuffet inrichten
3 personen
Ontvangst en registratie verzorgen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen
Nazorg
Meubilair afbreken
4 personen
Apparatuur demonteren
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Leveranciersfacturen controleren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailtafelsaantal 8
- Eettafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
- Garderoberekaantal 2
Servies
- Wijnglazenaantal 80
- Bierglazenaantal 80
- Waterglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Presentatiescherm
- Laptop
- Kledingstomer
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 60
- Tafelkleedensetsaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Welkomstbord
- Routebordjesaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkaraffenaantal 8
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stofzuiger
- Dweilsetaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Handdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en programma-opzet vaststaan. Plan uiterlijk 7 dagen voor de leveranciersdag een laatste inventarisatie van aanmeldingen en dieetwensen, zodat catering en naamkaartjes nog aangepast kunnen worden.
- Plan techniek minimaal 1 uur vóór ontvangst van de eerste gasten op locatie. Test dan microfoons, luidsprekers, presentatiescherm, laptop, verlengkabels en stekkerdozen samen; een losse kabel of lege laptopbatterij valt anders pas tijdens de presentatie op.
- Zet de registratiebalie als eerste herkenbare punt bij de ingang klaar. Leg naamkaartjeshouders, de bijgewerkte deelnemerslijst en het welkomstbord uiterlijk 30 minuten vóór aanvang gereed, met een aparte plek voor late aanmeldingen.
- Stem de inrichting af op drie zones: ontvangst, presentatieruimte en catering. Controleer vooraf of cocktailtafels, eettafels, buffettafels, stoelen en garderoberekken passen zonder de looproute naar het podium of de uitgang te blokkeren.
- Koel dranken op tijd en bereid hapjes pas nadat locatie, tafels en serveerschalen klaarstaan. Controleer vóór opening ook wijnglazen, bierglazen, waterglazen, koffievoorziening, borden, bestek en serveerbestek; ontbrekende aantallen zijn na ontvangst lastig aan te vullen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een leveranciersdag organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de bijeenkomst, zodat je catering, dieetwensen en naamkaartjes kunt afronden.
- Wanneer moet ik de catering voor een leveranciersdag reserveren?
- Reserveer de catering zodra je een realistische deelnemersinschatting hebt, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór de leveranciersdag door.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een leveranciersdag?
- Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, catering, versiering en presentatieruimte. Reserveer daarnaast minstens 1 uur voor het testen van microfoons, luidsprekers, scherm en laptop vóór de gasten arriveren.
- Wanneer moet ik de deelnemerslijst en naamkaartjes maken?
- Werk de deelnemerslijst gedurende de aanmeldperiode bij en maak de naamkaartjes ongeveer 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer de lijst nog één keer op de ochtend vóór de leveranciersdag en houd enkele lege kaartjes beschikbaar voor wijzigingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!