Journée des fournisseurs : la checklist d’organisation
Une Journée des fournisseurs réussie repose sur une préparation étalée dans le temps, pas seulement sur l’installation du matin. Commence par fixer la date et le lieu, puis coordonne les invitations, les inscriptions, le catering, le mobilier et la technique. Les derniers jours servent surtout à confirmer les horaires, mettre les boissons au frais, préparer les badges et tester le son. Cette checklist t’aide à suivre les 43 tâches et les 46 éléments nécessaires dans le bon ordre.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir la liste des fournisseurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Commander des boissons et des en-cas
Réserver le mobilier
Réserver la technique
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les présentateurs
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Informer sur l’itinéraire et le parking
Confirmer le programme et les horaires
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Événement
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la scène et l’espace de présentation
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le buffet et le buffet de boissons
3 personnes
Assurer l’accueil et l’enregistrement
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes
Suivi
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter l’équipement
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables cocktailqté 8
- Tables à mangerqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Table d'inscription
- Portant à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Verres à vinqté 80
- Verres à bièreqté 80
- Verres à eauqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Assiettes de dînerqté 70
- Assiettes à dessertqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Microphonesqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Écran de présentation
- Ordinateur portable
- Défroisseur vapeur
Décoration
- Porte-nomsqté 60
- Sets de nappesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Panneau d’accueil
- Panneaux d’orientationqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes LEDqté 8
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafes d'eauqté 8
- Conteneurs à glaceqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Aspirateur
- Kit de lavageqté 2
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serviettesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le catering, le mobilier et la technique dès que la date et le lieu sont confirmés. Les tables, chaises, tables de buffet, microphones et écran de présentation sont souvent les éléments les plus difficiles à obtenir tardivement.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre définitif au traiteur quelques jours avant l’événement. Prévois aussi des assiettes, couverts et plateaux distincts pour le buffet et les en-cas.
- Envoie les informations d’itinéraire et de parking avec la confirmation du programme. Une mise à jour 3 à 5 jours avant la Journée des fournisseurs évite les appels de dernière minute et facilite l’arrivée des participants.
- Prépare les badges nominatifs et la liste des participants avant d’installer le comptoir d’inscription. Garde quelques porte-noms vierges sur place pour les changements ou les inscriptions ajoutées le jour même.
- Planifie un test technique complet avant l’arrivée des fournisseurs : microphones, pieds de micro, haut-parleurs, écran, ordinateur portable, rallonges et multiprises. Vérifie aussi les machines à café, les bouilloires et les glacières avant de mettre les boissons au frais.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une Journée des fournisseurs ?
- Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixe d’abord le lieu et le programme général, puis réserve rapidement le catering, le mobilier et la technique.
- Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?
- Envoie les invitations environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Demande une confirmation avec les besoins alimentaires et relance les personnes sans réponse 10 à 14 jours avant.
- Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?
- Transmets un nombre prévisionnel dès la réservation, puis confirme le chiffre final 3 à 5 jours avant la Journée des fournisseurs. Vérifie à ce moment les régimes particuliers et les quantités d’en-cas.
- Que faut-il vérifier le matin de la Journée des fournisseurs ?
- Prévois une vérification au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Contrôle le lieu, les tables et les chaises, le comptoir d’inscription, les badges, le buffet, les boissons, la scène et le système de sonorisation.
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