Leveranciersdag organiseren: checklist en planning
Een leveranciersdag staat of valt met een sluitende deelnemerslijst, een definitief programma en techniek die vóór de ontvangst getest is. Begin met het controleren van de leverancierslijst en verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken. Regel catering, reserveringen en vervoer van materialen niet pas in de laatste week. Op de dag zelf heb je naast presentaties en microfoons ook naamkaartjes, routebordjes, een aanwezigheidslijst en een voorbereide cateringontvangst nodig.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Leverancierslijst controleren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen verwerken
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Dieetwensen doorgeven
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Techniek bevestigen
Vervoer van materialen plannen
Naamkaartjes maken
Aanwezigheidslijst afdrukken
Programma afdrukken
Routebordjes maken
Cadeaus voor sprekers kopen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering ontvangst voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Beamer aansluiten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Verlichting controleren
Buffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routebordjes plaatsen
Toiletten controleren
Registratieteam instrueren
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Event
Leveranciers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Netwerkruimte verzorgen
2 personen
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen
Leveranciers uitzwaaien
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
Restanten veilig opbergen
2 personen
Dranken opruimen
2 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels afbreken
4 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Techniek loskoppelen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restafval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugsturen
Bedankbericht versturen
Presentaties nabesturen
Leveranciersgegevens bijwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailtafelsaantal 8
- Eettafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 4
- Registratietafel
- Garderoberekkenaantal 2
- Garderobehangersaantal 80
- Lessenaar
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Dinerbordenaantal 90
- Dessertbordenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 90
- Koffielepelsaantal 90
- Dinermessenaantal 90
- Dinervorkenaantal 90
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerplateausaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Audiomixer
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Serveertangenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
Decoratie
- Tafellopersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Bedrijfslogo-bannersaantal 3
- Naamkaartjeshoudersaantal 80
- Tafeldecoratieaantal 8
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 10
- Lichtslangenaantal 4
- Reservebatterijenaantal 24
Presentatie
- Presentatieklikker
- Flip-overaantal 2
- Flip-overstiftenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 80
- Balpennenaantal 100
- Naamkaartjesaantal 80
- Programmafoldersaantal 90
- Presentatiestandaardsaantal 4
Schoonmaak
- Microvezeldoekenaantal 12
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 6
Veiligheid
- Kabelmarkeringenaantal 30
- Antislipmattenaantal 6
- Zaklampenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan uiterlijk 4 weken vooraf de leverancierslijst, uitnodigingen en registratie. Stuur 7 dagen voor de leveranciersdag een herinnering naar iedereen die zich heeft aangemeld.
- Maak de aanmeldingen uiterlijk 10 dagen vooraf definitief en verzamel op dat moment ook dieetwensen. Geef die wensen direct door aan de catering, zodat wijzigingen niet op de dag zelf ontstaan.
- Bevestig techniek minimaal 7 dagen vooraf: beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers, audiomixer, HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen. Test alle presentaties één keer met de gebruikte laptop.
- Druk 1 aanwezigheidslijst en minstens 1 programma per deelnemer af, plus ongeveer 10% extra. Leg naamkaartjes, routebordjes en het programma vóór de ontvangst bij de registratietafel klaar.
- Plan de materiaalvervoer en cateringontvangst uiterlijk 1 dag vooraf. Koel dranken enkele uren eerder, controleer de opstelling van tafels en stoelen en houd een aparte plek vrij voor garderoberekken en afvalbakken.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een leveranciersdag organiseren?
- Start minimaal 4 weken vooraf met de leverancierslijst en uitnodigingen. Leg het programma, de sprekers, catering en techniek uiterlijk 7 dagen voor de dag definitief vast.
- Wanneer verstuur ik een herinnering voor een leveranciersdag?
- Stuur de herinnering ongeveer 7 dagen vooraf. Verwerk daarna de laatste aanmeldingen en geef de definitieve aantallen en dieetwensen direct door aan de catering.
- Wanneer moet de techniek voor een leveranciersdag getest worden?
- Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoons en luidsprekers uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer ook HDMI-kabels, verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelgoten tijdens dezelfde test.
- Hoeveel extra programma's en naamkaartjes moet ik maken?
- Maak voor het programma ongeveer 10% extra boven op het definitieve aantal deelnemers. Controleer de naamkaartjes aan de hand van de aanwezigheidslijst en leg alles vóór de ontvangst bij de registratietafel klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!