Organiser une Journée des fournisseurs : la checklist complète

Une Journée des fournisseurs réussie repose sur un enchaînement précis : confirmer les participants, verrouiller le programme, puis coordonner traiteur, technique et accueil. Commence par vérifier la liste des fournisseurs et envoie les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions sans urgence. Les besoins alimentaires, les présentations et le transport du matériel demandent un suivi séparé. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre et à ne pas découvrir le jour même qu’il manque des badges, des câbles ou une solution pour les vestes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier la liste des fournisseurs
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel
Recueillir les besoins alimentaires
Transmettre les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
Confirmer la technique
Planifier le transport du matériel
Créer des badges nominatifs
Imprimer la liste de présence
Imprimer le programme
Créer des panneaux de direction
Acheter des cadeaux pour les intervenants
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer l’accueil traiteur
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Monter le buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
Vérifier les toilettes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

Accueillir les fournisseurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
Soutenir les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Aménager l'espace réseau
2 personnes
Servir les boissons d’au revoir
2 personnes
Saluer les fournisseurs au départ
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Démonter les tables
4 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Débrancher la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
Renvoyer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Relancer les présentations
Mettre à jour les coordonnées des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portantsqté 2
Cintres de vestiaireqté 80
Lutrin
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Cuillères à caféqté 90
Couteaux à dînerqté 90
Fourchettes de tableqté 90
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Arches de ballonsqté 2
Bannières au logo de l’entrepriseqté 3
Porte-nomsqté 80
Décoration de tableqté 8

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 10
Guirlandes lumineusesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Présentation

Cliqueur de présentation
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Blocs-notesqté 80
Stylos à billeqté 100
Badges nominatifsqté 80
Brochures du programmeqté 90
Présentoirsqté 4

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 12
Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Sécurité

Marquages de câblesqté 30
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations au moins 4 semaines avant la rencontre, puis prévois un rappel 7 à 10 jours avant. Ce délai laisse le temps de relancer les fournisseurs qui n’ont pas répondu et de traiter les inscriptions.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et transmets le récapitulatif au traiteur au plus tard 5 jours avant l’événement. Garde une copie de cette liste à l’accueil pour gérer les cas particuliers.
Finalise le programme et confirme chaque intervenant au moins 10 jours avant. Récupère les présentations 3 jours avant afin de les vérifier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus.
Teste la technique avant l’arrivée des fournisseurs : microphones sans fil, haut-parleurs, mixeur audio, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Prépare aussi des goulottes de câbles pour éviter les passages dangereux.
Prépare les badges nominatifs, la liste de présence, le programme et les panneaux de direction la veille. Refroidis les boissons et installe l’accueil traiteur suffisamment tôt pour que l’équipe soit disponible dès les premiers arrivants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée des fournisseurs ?: Envoie-les idéalement 4 semaines avant l’événement. Prévois un rappel 7 à 10 jours avant, puis fixe une date limite d’inscription environ 5 jours avant pour finaliser le traiteur et les badges.
Quand confirmer le traiteur pour une Journée des fournisseurs ?: Passe la commande dès que les inscriptions sont suffisamment stables, puis confirme les quantités et les besoins alimentaires 5 jours avant. Ajoute une petite marge pour les réponses tardives, sans attendre le jour précédent.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Effectue un test complet la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifie chaque présentation, les microphones, le son, l’image, les câbles HDMI et les prises disponibles dans la salle.
Quand préparer les badges et la liste de présence ?: Prépare-les la veille, après la clôture des inscriptions. Imprime une liste à jour et garde quelques badges vierges pour les changements de dernière minute ou les participants ajoutés le jour même.

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