Checklist voor een archeologische opgraving open dag

Een open dag op een archeologische opgraving vraagt meer voorbereiding dan alleen rondleidingen plannen. Je moet het opgravingsvlak veilig afzetten, bezoekersstromen sturen en rondleiders, vrijwilligers en catering op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma, meldingen en routes; werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en briefing. In de laatste week controleer je materiaal, weersverwachting, stroom, verlichting en de staat van het terrein. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Rondleidingsroutes bepalen
2 personen
Publiekszones afbakenen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Begeleiders inplannen
2 personen
Rondleiders instrueren
3 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Versproducten inkopen
2 personen
Koelruimte inrichten
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Infoborden controleren
2 personen
Werkbladen voor kinderen maken
2 personen
Rondleidingsverhaal doornemen
3 personen
Weersverwachting controleren
Opgravingsvlak veiligstellen
3 personen
Losliggende materialen verwijderen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Publieksafzettingen plaatsen
3 personen
Routepijlen ophangen
2 personen
Infostands inrichten
3 personen
Vondstenpresentatie opstellen
3 personen
Kinderactiviteiten klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Vrijwilligersbriefing houden
8 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Rondleidingen verzorgen
4 personen
Opgravingswerk demonstreren
3 personen
Vondsten toelichten
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Fotopunt bemannen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verlichting bijstellen
2 personen
Avondlezing verzorgen
2 personen
Geluidsniveau controleren
Laatste rondleiding verzorgen
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Vondsten veilig opbergen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Publieksafzettingen verwijderen
3 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen drogen en reinigen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Bezoekersgegevens verwerken
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Registratietafel
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Veiligheid

Bouwhekkenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 20
Veiligheidsbrillenaantal 12
Kinderhelmenaantal 20

Archeologie

Troffelsaantal 20
Archeologische kwastenaantal 25
Handvegersaantal 12
Scheppenaantal 10
Emmersaantal 20
Bodemzevenaantal 6
Vondstbakjesaantal 40
Meetlintenaantal 6
Duimstokkenaantal 6
Vondstenlabelsaantal 200
Potloodsetsaantal 12
Notitieblokkenaantal 20
Fotocamera'saantal 2
Statiefaantal 2
Vondstenbakkenaantal 12

Presentatie

Infobordenaantal 12
Routebordenaantal 16
Pijlbordenaantal 12
Presentatiedisplaysaantal 6
Flip-oversaantal 3
Stiftenaantal 24
Klembordenaantal 12
Werkbladenaantal 120

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Voedselcontainersaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 20
Tafeldecoratieaantal 10

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg publiekszones en rondleidingsroutes uiterlijk twee weken vooraf vast. Houd daarbij rekening met smalle doorgangen, kwetsbare bodem en een aparte plek voor registratie, wachten en catering.
Plan rondleiders en begeleiders per tijdsblok en geef ze vooraf één gezamenlijk rondleidingsverhaal. Neem ook een korte instructie op over wat bezoekers wel en niet mogen aanraken.
Controleer het opgravingsvlak de dag ervoor én op de ochtend zelf. Verwijder losliggende materialen, plaats bouwhekken en afzetlint en zorg dat veiligheidsvesten, brillen, kinderhelmen en EHBO-koffers direct bereikbaar zijn.
Test draagbare speaker, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste bezoekers arriveren. Neem powerbanks mee en controleer bij avondlicht of extra ledlampen, bouwlampen of lichtsnoeren nodig zijn.
Bereken catering per aangemelde bezoeker en houd dieetwensen apart bij. Richt koelruimte tijdig in, koop versproducten zo laat mogelijk in en zet afvalbakken bij registratie, catering en de uitgang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een archeologische open dag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, vergunningen of meldingen en publieksroutes. Open het aanmeldformulier zodra de tijden en capaciteit vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de open dag.
Welke veiligheidsmaatregelen zijn nodig bij een archeologische opgraving open dag?: Zet kwetsbare en gevaarlijke zones af met bouwhekken, afzetlint en verkeerskegels en controleer het terrein opnieuw op de ochtend zelf. Plan daarnaast minstens één begeleider per publieksgroep en leg EHBO-koffers zichtbaar klaar.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor rondleidingen op een opgraving?: Plan per gelijktijdige rondleiding minimaal één rondleider en één begeleider voor de groep en de route. Bij groepen groter dan ongeveer 15 bezoekers is een extra begeleider praktisch, zeker wanneer kinderen deelnemen.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor de open dag?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en sluit de aantallen 7 tot 10 dagen vooraf af. Controleer de boodschappenlijst in de laatste week en koop versproducten zo kort mogelijk voor de open dag in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.