Checklist para organizar una jornada de proveedores

Una jornada de proveedores requiere coordinar invitados, ponentes, catering y equipos sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist te ayuda a trabajar en orden: primero cierras la lista y las inscripciones, después el programa y las reservas, y al final preparas materiales, recepción y técnica. También contempla detalles que suelen olvidarse, como las preferencias dietéticas, las tarjetas con nombres, los carteles de ruta y el transporte del material.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Revisar la lista de proveedores
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Registrar inscripciones
Gestionar inscripciones
Enviar recordatorio
Recoger preferencias dietéticas
Comunicar necesidades dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
Confirmar la técnica
Planificar el transporte de materiales
Hacer tarjetas con nombres
Imprimir la lista de asistencia
Imprimir el programa
Hacer carteles de ruta
Comprar regalos para los ponentes
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la recepción de catering
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el proyector
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
Montar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
Comprobar los baños
Instruir al equipo de registro
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas

Evento

Recibir a los proveedores
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Presentar la apertura
Apoyar las presentaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Organizar la pausa del café
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir la cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Gestionar el espacio de red
2 personas
Servir las bebidas de despedida
2 personas
Despedir a los proveedores
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Guardar los restos de forma segura
2 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Desmontar el buffet
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Desmontar las mesas
4 personas
Recoger sillas
4 personas
Desconectar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar espacios
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Retirar residuos mixtos
2 personas
Devolver objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Dar seguimiento a las presentaciones
Actualizar los datos de los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas de comedorcant. 8
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Percheroscant. 2
Perchas para el guardarropacant. 80
Atril
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Cuchillos de cenacant. 90
Tenedores de cenacant. 90
Cucharonescant. 12
Bandejas para servircant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Pinzas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 8
Arcos de globoscant. 2
Banners con el logotipo de la empresacant. 3
Portanombrescant. 80
Decoración de mesacant. 8

Iluminación

Luces decorativascant. 10
Cables de lucescant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Presentación

Clic de presentación
Pizarra de hojascant. 2
Rotuladores para pizarracant. 12
Bloc de notascant. 80
Bolígrafoscant. 100
Tarjetas de nombrecant. 80
Folletos del programacant. 90
Soportes de presentacióncant. 4

Limpieza

Paños de microfibracant. 12
Guantes de limpiezacant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Recogedor y escobacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Seguridad

Marcadores de cablecant. 30
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Linternascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de proveedores antes de redactar las invitaciones y deja al menos 7 días para recibir inscripciones. Envía un recordatorio 48 horas antes e imprime la lista de asistencia con los últimos cambios.
Pide las preferencias dietéticas al registrarse y comunícalas al catering al menos 5 días antes. No esperes a la recepción: separa y etiqueta las opciones especiales antes de servir.
Confirma el programa y los ponentes 7 días antes, y recopila las presentaciones con 3 días de margen. Así puedes revisar los archivos en el portátil y probarlos con el proyector y la pantalla.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, alargadores y regletas. Protege los cables con canaletas para evitar tropiezos durante la jornada.
Prepara la recepción con tiempo suficiente para colocar la mesa de registro, las tarjetas con nombres, el programa y los carteles de ruta. Enfría las bebidas y revisa las mesas, sillas, vajilla, percheros y materiales antes de que lleguen los primeros asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una jornada de proveedores?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la jornada. Cierra las inscripciones aproximadamente 5 días antes para confirmar catering, tarjetas con nombres y lista de asistencia.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y las necesidades dietéticas?: Recoge las preferencias durante la inscripción y comunícalas al catering al menos 5 días antes. Confirma el número final de asistentes entre 48 y 72 horas antes.
¿Cuándo se debe probar la técnica de una jornada de proveedores?: Haz una prueba completa el día anterior, con el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces. Revisa también los cables, las regletas y la mesa de mezclas.
¿Cuándo hay que preparar los materiales y la recepción?: Reúne y transporta los materiales como mínimo el día anterior. El día del evento, prepara la mesa de registro, la señalización, las bebidas y la recepción del catering antes de la llegada de los asistentes.

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