Checklist leveranciersconferentie organiseren

Een leveranciersconferentie vraagt om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en programma, daarna deelnemers, sprekers, catering en techniek. Verzamel dieetwensen en presentaties niet pas in de laatste week; die bepalen meerdere vervolgstappen. Op de dag zelf draait het om een gecontroleerde opbouw, een werkende registratiebalie en getest beeld en geluid. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reserveringen tot het moment waarop de deuren opengaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Leverancierslijst controleren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Parkeerinformatie versturen
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Badges sorteren
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering controleren
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Verlichting controleren
Buffet- en koffietafels inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Briefing ontvangstteam
4 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Badges uitdelen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties bedienen
Microfoons beheren
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
Panelgesprek ondersteunen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies ophalen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Netwerkborrel verzorgen
4 personen
Dranken en glazen aanvullen
3 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Leveranciersfacturen controleren
Bedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 90
Inschrijftafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Hoge statafelsaantal 10
Eettafelsaantal 12
Spreektafel
Podium
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikker
Flip-oversaantal 3
Stiftenaantal 12
Geluidsversterker

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertlepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Servetdispensersaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Stoelhoezenaantal 90
Naambadgehoudersaantal 90
Lanyardsaantal 90
Welkomstbord
Richtingbordjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 10
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekcontrole uiterlijk één werkdag voor de conferentie. Test projector, projectiescherm, laptop, HDMI-adapters, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker met de echte presentaties.
Sluit de deelnemersregistratie niet pas op de ochtend zelf. Gebruik de definitieve lijst om naamkaartjes, badges en catering aantallen minimaal 2 werkdagen vooraf klaar te zetten.
Stuur parkeerinformatie tegelijk met de uitnodiging of uiterlijk 3 dagen voor het evenement. Bezoekers die met de auto komen, zoeken deze informatie vaak pas onderweg op.
Reserveer voor de opbouw een apart tijdsblok van minstens 2 uur. Tafels, congresstoelen, registratiebalie, podium en spreektafel moeten staan voordat leveringen en techniekcontroles beginnen.
Controleer dranken en catering direct bij levering en koel dranken niet pas tijdens de ontvangst. Leg waterglazen, koffiekopjes en servies per ruimte klaar, zodat de registratie niet wordt onderbroken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een leveranciersconferentie organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor de conferentie een bruikbare deelnemerslijst en dieetwensen hebt.
Wanneer moet ik de catering voor een leveranciersconferentie reserveren?: Reserveer de catering ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, zodra het programma en de verwachte groepsgrootte bekend zijn. Geef definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor de conferentie door.
Wanneer moet ik presentaties en techniek testen?: Verzamel de presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf en test ze minimaal 1 werkdag voor de conferentie. Controleer op locatie ook alle HDMI-kabels, adapters, microfoons, luidsprekers en het mengpaneel.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een leveranciersconferentie?: Reken op minstens 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, podium, techniek en cateringcontrole. Plan daarnaast 30 minuten vóór ontvangst van deelnemers voor een laatste controle van ruimtes, badges en presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.