Checklist pour organiser une conférence des fournisseurs

Une conférence des fournisseurs demande une coordination précise entre inscriptions, intervenants, repas et technique. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les invitations et le programme avant de confirmer les prestataires. La dernière semaine sert surtout à rassembler les présentations, préparer les badges et vérifier les besoins alimentaires. Le jour J, prévoyez du temps pour réceptionner les livraisons, tester le matériel et installer l’accueil avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Établir le programme
2 personnes
Vérifier la liste des fournisseurs
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Réserver le catering
Réserver la technique
Envoyer les infos de parking
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Trier les badges
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le catering
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Déposer les livrets du programme
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Aménager les tables de buffet et de café
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les poubelles
2 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
Gérer les micros
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Animer les questions de la salle
Soutenir le débat en panel
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer la vaisselle
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Organiser le cocktail networking
4 personnes
Réapprovisionner les boissons et les verres
3 personnes
Accompagner le départ des invités
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier les factures des fournisseurs
Envoyer un e-mail de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 90
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 10
Tables à mangerqté 12
Table de prise de parole
Scène
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Chevaletsqté 3
Marqueursqté 12
Amplificateur de son

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Cuillères à dessertqté 100
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Distributeurs de serviettesqté 6

Décoration

Nappesqté 20
Housses de chaiseqté 90
Supports de badges nominatifsqté 90
Lanyardsqté 90
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 10
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-papier toiletteqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance : le programme, le catering et la réservation technique en dépendent directement.
Envoyez les invitations dès que le programme provisoire est prêt, puis fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant la conférence pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Demandez les présentations aux intervenants 3 à 5 jours avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable prévu et vérifiez les câbles HDMI, adaptateurs, microphones et haut-parleurs.
Préparez les badges nominatifs et la liste des participants la veille. Triez les badges par ordre alphabétique ou par entreprise afin de réduire l’attente au comptoir d’inscription.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’accueil : réceptionnez les livraisons, vérifiez les espaces, installez tables et chaises, puis contrôlez le buffet, les boissons et la projection avant l’arrivée du premier fournisseur.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence des fournisseurs ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Prévoyez une relance 2 à 3 semaines plus tard et clôturez les inscriptions environ 10 jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au minimum 2 heures pour une installation complète avec accueil, chaises, tables, scène et technique. Ajoutez 30 minutes si plusieurs livraisons ou intervenants doivent être coordonnés.
Quand confirmer le catering et les besoins alimentaires ?: Réservez le catering dès que la date et le lieu sont confirmés, puis transmettez le nombre final de participants et les régimes alimentaires 5 à 7 jours avant la conférence.
Quand tester les présentations et le matériel audio ?: Rassemblez les présentations 3 à 5 jours avant, puis faites un test complet la veille. Refaites un contrôle rapide du projecteur, de l’écran, des microphones et du son le matin même.

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