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Lieferantenkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Lieferantenkonferenz steht und fällt mit sauberer Abstimmung: Lieferantenliste prüfen, Referenten bestätigen, Anmeldungen erfassen und Technik rechtzeitig testen. Beginnen Sie mit Datum, Ort und Programm und arbeiten Sie sich anschließend bis zur Registrierung am Veranstaltungstag vor. Besonders häufig werden Präsentationen, Ernährungswünsche und Parkinformationen zu spät gesammelt. Diese Checkliste bündelt die 73 Aufgaben und 66 benötigten Dinge in einer Reihenfolge, mit der Sie die Konferenz Schritt für Schritt vorbereiten können.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Lieferantenliste prüfen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Referenten bestätigen

  • Präsentationen sammeln

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Parkinformationen versenden

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Badges sortieren

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering prüfen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Buffet- und Kaffeetische einrichten

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Briefing des Empfangsteams

    4 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

  • Mikrofone verwalten

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Pausenraum sauber halten

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

  • Podiumsgespräch unterstützen

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abholen

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Networking-Empfang betreuen

    4 Personen

  • Getränke und Gläser auffüllen

    3 Personen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Lieferantenrechnungen prüfen

  • Dankesmail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 90
  • AnmeldetischeAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 6
  • Hohe StehtischeAnz. 10
  • EsstischeAnz. 12
  • Rednertisch
  • Bühne
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Präsentationsklicker
  • FlipchartsAnz. 3
  • StifteAnz. 12
  • Verstärker

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • BiergläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • DinnermesserAnz. 100
  • EsstischgabelnAnz. 100
  • DessertlöffelAnz. 100
  • ServierbesteckAnz. 20

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3
  • ServiettenhalterAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 20
  • StuhlhussenAnz. 90
  • NamensschildhalterAnz. 90
  • LanyardsAnz. 90
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • TischnummernAnz. 12

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 10
  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MüllbeutelhalterAnz. 8
  • PutzeimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • ToilettenpapierhalterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Legen Sie Datum und Ort fest, bevor Sie Einladungen verschicken. Planen Sie für Rückmeldungen mindestens 2 bis 3 Wochen ein und erfassen Sie Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung.
  • Bestätigen Sie Referenten spätestens 14 Tage vor der Konferenz und sammeln Sie alle Präsentationen mindestens 3 Tage vorher. So bleibt Zeit, Dateien auf Laptop, Projektor und Leinwand zu testen.
  • Reservieren Sie Catering und Technik frühzeitig und prüfen Sie am Vortag, ob Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel und passende Adapter vollständig vorhanden sind.
  • Drucken Sie Teilnehmerliste und Namensschilder am Tag vor der Veranstaltung. Sortieren Sie die Badges alphabetisch und richten Sie die Registrierungstheke mindestens 60 Minuten vor Beginn ein.
  • Kühlen Sie Getränke und kontrollieren Sie Catering, Räume und Lieferungen vor dem Einlass. Rechnen Sie für Aufbau und Funktionsprüfung mindestens 2 Stunden ein, besonders bei Bühne und Präsentationstechnik.

Häufige Fragen

Wann sollte ich die Einladungen für eine Lieferantenkonferenz verschicken?
Verschicken Sie die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setzen Sie die Anmeldefrist etwa 7 bis 10 Tage vor der Konferenz, damit Sie Catering, Namensschilder und Sitzordnung rechtzeitig anpassen können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Lieferantenkonferenz?
Planen Sie mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Bühne, Registrierung und Technik ein. Bei mehreren Präsentationen oder umfangreicher Beschallung sind 3 Stunden realistischer.
Wann müssen Präsentationen und Technik getestet werden?
Sammeln Sie die Präsentationen spätestens 3 Tage vorher und testen Sie sie am Vortag mit dem vorgesehenen Laptop, Projektor und den HDMI-Adaptern. Prüfen Sie Mikrofone und Lautsprecher zusätzlich direkt vor dem Einlass.
Wann soll ich Catering und Ernährungswünsche endgültig bestätigen?
Erfassen Sie Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und geben Sie die endgültige Teilnehmerzahl sowie Sonderkost mindestens 5 bis 7 Tage vor der Konferenz an das Catering weiter. Kontrollieren Sie die Lieferung am Veranstaltungstag vor Beginn.

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