Checklist voor een goed georganiseerde lentemarkt

Een lentemarkt organiseren begint niet met het neerzetten van kramen, maar met een vaste volgorde. Leg eerst datum, programma en locatie vast en controleer daarna vergunningen en stroomvoorziening. Vervolgens regel je standhouders, vrijwilligers, leveranciers en promotie. In de laatste week draait alles om de plattegrond, weersverwachting, briefing, betaalmaterialen en een controle van de voorraad. Met deze checklist houd je overzicht over alle 82 taken en 60 spullen uit het plan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Marktlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Kramen en stands inventariseren
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
3 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Standhouders indelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersdiensten indelen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Kramen en tenten reserveren
Plattegrond maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Standhouders informeren
Vrijwilligersbriefing versturen
Voorraad controleren
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Prijskaarten maken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Kassa- en betaalmateriaal klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Bakken en schalen klaarzetten
2 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Marktkramen opstellen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
Standhouders helpen opbouwen
4 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Eet- en drinkpunten inrichten
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Prijslijsten ophangen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toegang en looproutes controleren
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Markt openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kassa bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eettafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Voorraad en koeling controleren
Kassa tussentijds tellen
2 personen
Licht- en stroompunten controleren
Laatste ronde langs stands
2 personen
Verkoop tijdig afronden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Kramen en tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie vegen en schoonmaken
3 personen
Stroom en verlichting ontkoppelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Standhouders uitchecken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 6
Statafelsaantal 4
Tafelkleedrekkenaantal 2
Transportkarrenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Aluminium serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Mobiele betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 4
Handmegafonen
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Klembordenaantal 6
Pennenbakkenaantal 6
Stroomhaspelsaantal 4
Rolmaataantal 2
Accuboormachinesaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Tentharingenaantal 40
Spanbandenaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Bloembakkenaantal 12
Kunstbloemenaantal 30
Krijtbordenaantal 12
Tafelbordjesaantal 20
Naamkaartjeshoudersaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en kramen vroeg genoeg om niet afhankelijk te worden van de laatste beschikbare materialen. Tel per stand hoeveel marktkramen, tafels, stoelen en eventuele partytenten nodig zijn.
Verwerk aanmeldingen niet alleen op naam, maar ook op ruimte, stroombehoefte en dieetwensen. Maak de indeling zodra de aanmeldtermijn sluit en stuur standhouders daarna de plattegrond.
Plan vrijwilligersdiensten in blokken van 2 tot 3 uur. Geef iedere vrijwilliger vooraf een briefing met aankomsttijd, taak, contactpersoon en het nummer van de portofoon waarop diegene bereikbaar is.
Controleer stroompunten vóór de opbouw. Leg per stroomgroep verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar en test mobiele betaalterminals voordat bezoekers arriveren.
Maak in de laatste 24 uur een korte eindcontrole: weersverwachting, voorraad, naamkaartjes, prijskaarten, routeborden, bekers en betaalmateriaal. Zo vallen ontbrekende kleine spullen niet pas tijdens de markt op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lentemarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Benader standhouders en vrijwilligers uiterlijk 4 tot 6 weken voor de markt, zodat je nog kunt bijsturen in de indeling.
Wanneer moet ik standhouders voor een lentemarkt indelen?: Maak de definitieve indeling zodra de aanmeldtermijn is gesloten, meestal 2 tot 3 weken voor de markt. Stuur de plattegrond en praktische informatie daarna uiterlijk 7 dagen vooraf naar alle standhouders.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lentemarkt?: Plan minimaal 1 coördinator en daarnaast per dienst 2 tot 3 vrijwilligers voor ontvangst, vragen en praktische ondersteuning. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat de bezetting gedurende de hele markt op peil blijft.
Wanneer controleer ik het weer voor een lentemarkt?: Bekijk de weersverwachting 7 dagen vooraf voor tenten, kleding en aanpassingen in de opstelling. Doe nog een laatste controle 24 uur vooraf en informeer standhouders en vrijwilligers direct bij wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.